Головна > Програми > Підписання Word word. Неможливо підписати документ Microsoft Office


Підписання Word word. Неможливо підписати документ Microsoft Office




Використання електронного підпису (ЕЦП) зручне тим, що його можна поставити на документі будь-якого формату. Для файлів MO Word існує кілька способів проставлення ЕЦП. Вони відрізняються типом необхідного програмного забезпечення та технічними можливостями під час підписання.

Перед тим як поставити ЕЦП користувач повинен підготувати остаточну версію документа, т.к. надалі його зміна буде неможливою. Користувачеві також потрібен діючий сертифікат кваліфікованої ЕЦП та програмні засобиЕЦП. До них відносять програми криптографічного перетворення даних, з яких формується ЕЦП.

Як зробити лінію для вставки ЕЦП у Word

Перед тим як зробити електронний підпис у ворді потрібно провести розділову лінію там, де має бути ЕЦП. Щоб додати рядок потрібно:

  • клацнути по будь-якій області на документі;

  • через вкладку "Вставка" вибрати "Таблиця";

  • створити таблицю в 1 комірку;

  • перемістити комірку в потрібне на документі та змінити її розмір;

  • далі потрібно через праву кнопку мишки викликати робоче меню, де вибрати пункт "Кордони і заливка"/"Кордони"/"Тип"/"Ні". А у розділі «Стиль» вибрати потрібний колір лінії, товщину та тип;
  • у розділі «Зразок» потрібно клацнути між маркерами нижнього поля на представленій діаграмі для формування лише нижньої межі;
  • потім користувач натискає послідовно «Застосувати» та «Ок».

На завершення процедури підписуємо файл і відправляємо електронною поштою адресату.

Як підписати документ

Завірити ордівський документ електронним підписом можна кількома способами: з використанням або без спеціального плагіна, платної ліцензійної програми від КриптоАРМ чи онлайн-сервісу.

Без плагіна

Якщо плагін від КриптоПро не встановлений, але потрібно завірити електронний документ ЕЦП, то користувач:

  • створює документ та готує його до підписання;

  • у верхньому куті необхідно вибрати Office, потім натиснути «Підготувати»/«Додати ЕЦП»/«Ок»;

  • потім користувач вибирає мету підписання документа, а в полі "Тема сертифіката" перевіряє свої особисті дані. Потім натискає "Підпис".

Документ підписується ЕЦП, а наступна його зміна робить підпис недійсним.

З плагіном КриптоПро

Плагін використовується для створення електронного підпису на документах Word. Для різних версій MS Office алгоритм підписання може розрізнятися. Перевага способу: за допомогою плагіна підпис перевіряється, а засвідчений документ відкривається без порушень навіть на ПК, де КриптоПро не встановлено.

Як підписати документ ворд електронним підписом з використанням плагіна КриптоПро office signature:

  • у підготовленому файлі виберіть пункт меню "Файл"/"Додати ЕЦП";

  • далі виберіть сертифікат та натисніть «Підписати». Якщо потрібно залишити повідомлення про склад підпису або коментар про мету підписання, його вказують у відповідному рядку.

Якщо система не виявила помилок, після перевірки електронного підпису автоматично буде виведено повідомлення про успішне завершення процедури.

За допомогою КриптоАРМ

Функціональність програми залежить від версій, і кожен користувач може підібрати оптимальний пакет для роботи. Сервіс дозволяє підписувати файли будь-якого формату та обсягу, а недолік – необхідність регулярно продовжувати ліцензію. Для підписання потрібно:

  • відкрити програму та через вкладку меню «Файл» вибрати «Підписати; »

  • автоматично відкриється інструкція майстра створення ЕЦП, з якою потрібно ознайомитись та натиснути «Далі»;

  • потім користувачеві необхідно вибрати потрібний файлі ще раз натиснути "Далі";

  • після цього потрібно вибрати файл, що підписується;

  • у вікні «Вихідний формат» вказують додаткові вимоги до файлу, що підписується. Це може бути формат збереження або місце збереження результату. Якщо вимог немає, потрібно просто натиснути «Далі»;

  • потім користувач вибирає сертифікат, за необхідності вводить пароль ключового контейнера, і знову натискає "Далі";

  • у новому вікні необхідно перевірити дані, необхідні створення ЕЦП. Якщо все правильно, то натиснути «Готово».

Підпис буде сформовано протягом кількох секунд і за відсутності помилок користувач отримає сповіщення системи.

За допомогою веб-сервісів

Якщо немає необхідності часто використовувати ЕЦП або потрібно підписати файл з ПК, на якому не встановлено плагін, можна скористатися одним з веб-сервісів (https://crypto.kontur.ru , http://mig24.online/ і т.п .).

Перевага сервісів у тому, що вони безкоштовні і дозволяють створити, так і перевірити ЕЦП, провести шифрування або розшифрування підпису. Сервіс також дозволяє підписувати як окремі файли, так і папки. З недоліків способу можна відзначити те, що документ, що підписується, не повинен перевищувати розміру в 100 Мб. Всі онлайн-сервіси створюють лише від'єднаний підпис, а більшість із них підтримуються лише OS Windows.

Як підписати документ:

  • зайти на сторінку вибраного сервісу та завантажити документ, який потрібно підписати;
  • відкрити рядок підпису та вибрати сертифікат;
  • створити файл із електронним підписом. Відразу після натискання «Підписати» створюється папка з вихідним документом та додатковий файл із розширенням.sig. Файли доступні для завантаження на ПК.

На завершення документи можна надіслати адресату. Сервіс пропонує можливість прямого відправлення, а адресат отримає посилання на підписаний файл і сам підпис.

Електронні документи (ЕД) у форматі Word використовуються і фізичними, і юридичними особамив щоденній роботі. Щоб ЕД мав юридичну силу, його підписують ЕЦП, яку проставляють за допомогою спеціального плагіна від КріптоПро, програми КріптоАРМ або навіть онлайн-сервісу. Кожен із способів має свої плюси та мінуси, але дають клієнту надійність та безпеку під час підписання, гарантують незмінність документа та можливість відкрити підписаний файл навіть на ПК без спеціальних програмних засобів.

Мало хто знає з користувачів про те, що продукти Microsoft Office можуть працювати з ЕЦП (Електронно-цифрований підпис). Ця можливість дозволяє підписувати документи Word або Excel в електронному вигляді та надсилати їх поштою. Такий підписаний документ рівносильний паперовому варіанту з підписом та печаткою.

Це значно спрощує обмін між зацікавленими особами та організаціями. Тому що немає необхідності возити паперові варіанти або надсилати їх поштою.

Але при використанні ЕЦП для підписання електронних документів часто виникають різні проблеми. Вони можуть з'являтися через проблеми із самим офісом. До речі, у мене є цілий розділ присвячений, у ньому багато статей в яких я описувала різні проблеми та їх вирішення, що виникають при роботі з Microsoft Officeрекомендую почитати буде дуже корисно. Сьогодні поговоримо про двох напевно найпоширеніших із них.

Для роботи краще завжди використовувати ліцензійне програмне забезпеченняце стосується Microsoft Office та КриптоПро. Якщо офіс коштує досить дорого, є методи вирішення проблеми з . То ціна КриптоПро є прийнятною.

Причин, з яких можуть виникати помилки багато. У моєму випадку перша помилка виникла після початкового налаштування. Це установка КриптоПро, установки сертифіката ЕЦП. І перша спроба підписання документа. Друга помилка з'явилася після перевипуску сертифікату за новим гостем 2012. Вирішення для цих проблем було одне.

Для підвищення знань щодо роботи з електронними ключами рекомендую почитати ось. З неї ви дізнаєтесь як скопіювати сертифікат з закритий ключз реєстру на носій. І тут я розповів, як вирішити проблеми з довгим відкриттям сховища сертифікатів.

Перша помилка, яка може з'явитися під час спроби підписати документ «Алгоритм шифрування не встановлено на цьому комп'ютері».

І другий «Не вдається додати підпис до документа, якщо для підпису використовується смарт-картка, необхідно переконатися, що пристрій для читання смарт-карток встановлено правильно».

Дві найпоширеніші помилки при роботі з ЕЦП у Microsoft Office

І так що ж робити, якщо виникли проблеми. Перш за все необхідно встановити продукт КриптоПро Office Signature. Ця програма дозволяє створювати та перевіряти електронний підпис документів Microsoft Office.

Заходимо на сайт завантажуємо програму встановлюємо. Якщо виникнуть труднощі з установкою, там є докладна інструкція.

Після інсталяції перезапускаємо Microsoft Office. Заходимо до пункту меню "Файл", у прикладі я використовую Microsoft Office 2016. У цих продуктах є вбудований механізм роботи з ЕЦП. Після встановлення КриптоПро Office Signature має з'явитися додатковий пунктсаме від КриптоПро. Якщо раніше потрібно було зайти до пункту «Захист документа» та вибрати там «Додати цифровий підпис». То зараз вибираємо «Додати електронний підпис (КриптоПро)» та пробуємо підписати.

Після виконаних дій документ має бути успішно підписано. У більшості випадків програма КриптоПро Office Signature допомагала позбутися цих помилок. Якщо у вас все одно не виходить підписати документ і виникають різні помилки пишіть у коментарях буду радий допомогти.

Для людей, які не мають досвіду роботи з електронним цифровим підписом, ми підготували інструкцію "як підписати документ". Насправді, це дуже проста процедура, яка полягає в парі натискань на кнопку миші.

Усі власники ЕЦП мають спеціальні згенеровані ключі: відкритий та закритий. Всі ці ключі зареєстровані в центрі посвідчення та надійно захищені. Насамперед для того, щоб підписувати документи за допомогою своєї ЕЦП, вам необхідно підготувати свій ПК, встановивши на нього наступне ПЗ:

Про те, як встановити та налаштувати програмне забезпечення, ви можете прочитати в окремій інструкції.

Сам процес підпису документа залежить від цього, у якій програмі він створено (тобто. його формат). Наприклад розглянемо найпопулярніший текстовий редактор MS Word.

Якщо ви підписуєте документи вперше, рекомендуємо переконатися, що у вас встановлено остання версіяКрипто-ПРО. Зробити це можна, відкривши програму в Панелі керування та перейшовши у вкладку «Загальне». На момент написання цієї інструкції остання версія КРІПТО-ПРО 3.9.

Як підписати документ ЕЦП у Word 2003

Відкриваємо потрібний документ, переходимо:

"Сервіс" - "Параметри" - "Безпека" - вкладка "Цифрові підписи" та "Сертифікат"- натискаємо кнопку « ОК».

Зверніть увагу перед тим, як підписувати документ, його потрібно зберегти.
Документ можна підписати лише за умови, що ваш сертифікат знаходиться в Особистих(див. статтю щодо встановлення сертифіката)

Як підписати документ ЕЦП у Word 2007

У 2007 версії редактора використовуємо наступний алгоритм:

Кругла кнопка у лівому верхньому кутку «Office» – «Підготувати» - «Додати цифровий підпис», далі якщо необхідно прописуємо мету підписання документа (необов'язково), вибираємо відповідний підпис зі списку, натискаємо « Підписати».

Те, що документ має цифровий підпис, підтверджує невелика червона емблема на нижній панелі та відповідний напис при наведенні курсору. Також після підписання, зникає можливість редагувати документ, щоб внести зміни до файлу, необхідно видалити підпис.

Як підписати документ ЕЦП у Word 2010

У MS Word 2010 виконуємо такі кроки:

"Файл" - "Відомості" - "Додати цифровий підпис (КРІПТО-ПРО)"

Якщо останній пункт у вас відсутній, то у вас не встановлені Crypto Pro та/або КриптоПро Office Signature.

У вікні додавання цифрового підпису за аналогією з 7 версією Word, вказуємо мету підписання, вибираємо сертифікат і наживаємо « Підписати»

Як підписати ЕЦП файл PDF

Іноді виникає потреба підписати цифровий підпис файли у форматі.pdf. Робиться це як і з іншими файлами.

Для підписання документів PDFбув розроблений програмний продукт"Крипто-ПРО PDF". Це спеціальний модуль для роботи з файлами у форматі Adobe Reader та Acrobat.

Програмний продукт «Крипто-ПРО PDF» розроблений з інтерфейсом Adobe System Inc, що дозволяє використовувати Adobe Acrobat, Reader та LiveCycle ES для підписання pdf файлівелектронним цифровим підписом прямо в програмі за аналогією з MS Word.

Вперше за довгі роки мені довелося використовувати у своїй текстовій роботі у Ворді цифровий підпис. Якби не термінова потреба, я ніколи не дізнався б про наявність такої можливості. Microsoft Wordвикористовую приблизно 10 років і ніколи не стикався з ЕЦП (електронний цифровий підпис). Довелося проходити всі опції документа. Після 15 хвилин пошуку я знайшов функцію, щоб зробити підпис у Ворді. Тепер поділюсь і з вами.

Поставити цифровий підпис у Word можна будь-де документа. Для цього потрібно активувати необхідну зону курсором миші, і після цього переходити до виконання нижче вказаних мною дій.


Спосіб 2. Як вставити підпис у документі Ворд


Наочніше цей процес показаний у цьому відеоролику:

Робимо підпис у Microsoft Word 2010

  1. Тепер щодо Microsoft Office
  2. Вибираємо опцію "Файл", потім тиснемо на "Відомості".
  3. Зазначаємо вкладку «Додати цифровий підпис».
  4. Після цього потрібно вибрати сертифікат підпису та підтвердити свій вибір.
  5. Все, підпис з'явиться на документі Ворд-2010.

Є й другий варіант зробити підпис у Word 2010

  1. Переходимо у вкладку «Вставка», потім у панелі швидкого доступувибираємо значок "Рядок підпису Microsoft Office".
  2. Після чого відкриється вікно налаштування підпису. До нього необхідно ввести свої ініціали, посаду та адресу електронної пошти.
  3. Далі тиснемо «Ok» та ЕЦП з'являється на документі.

Детально розглянути цей процес ви можете у цьому відеоролику.

Підпис це те, що може забезпечити неповторний вигляд будь-кому текстовий документ, будь то ділова документація чи художня розповідь. Серед багатого функціоналу програми Microsoft Word можливістьвставки підпису теж є, причому, останній може бути як рукописним, так і друкованим.

У цій статті ми розповімо про всіх можливих методахпоставити підпис у Word, а також про те, як підготувати для нього спеціально відведене місце у документі.

Для того, щоб додати до документа рукописний підпис, спочатку його необхідно створити. Для цього вам знадобиться білий аркуш паперу, ручка та сканер, підключений до комп'ютера та налаштований.

Вставка рукописного підпису

1. Візьміть ручку та розпишіться на аркуші паперу.

2. Відскануйте сторінку зі своїм підписом за допомогою сканера та збережіть її на комп'ютер в одному з найпоширеніших графічних форматів (JPG, BMP, PNG).

Примітка:Якщо у вас виникають труднощі з використанням сканера, зверніться до посібника, що додається, або відвідайте веб-сайт виробника, де також можна знайти детальні інструкції з налаштування та використання обладнання.

    Порада:Якщо у вас немає сканера, замінити його може і камера смартфона або планшета, але в даному випадку, можливо, доведеться постаратися над тим, щоб сторінка з підписом на фото була білою і не виділялася в порівнянні зі сторінкою електронного документаВорд.

3. Додайте зображення з підписом до документа. Якщо ви не знаєте, як це зробити, скористайтесь інструкцією.

4. Найімовірніше, відскановане зображення необхідно обрізати, залишивши на ньому тільки ту область, в якій знаходиться підпис. Також можна змінити розмір зображення. Наша інструкція вам у цьому допоможе.

5. Перемістіть відскановане, обрізане та приведене до необхідних розмірів зображення з підписом до потрібне місцедокумента.

Якщо вам потрібно додати до рукописного підпису машинописний текст, прочитайте наступний розділ цієї статті.

Додавання тексту до підпису

Досить часто в документах, в яких необхідно поставити підпис, крім самого підпису, потрібно вказати посаду, контактні дані або іншу інформацію. Для цього необхідно зберегти текстові відомості разом із відсканованим підписом як автотекст.

1. Під вставленим зображенням або зліва від нього введіть потрібний текст.

2. Використовуючи мишу, перейдіть до введеного тексту разом із зображенням підпису.

3. Перейдіть на вкладку "Вставка"та натисніть кнопку "Експрес-блоки", розташовану у групі "Текст".

5. У діалоговому вікні, що відкрилося, введіть необхідну інформацію:

  • Колекція — Виберіть "Автотекст".
  • Інші пункти залиште без змін.

6. Натисніть "ОК"

7. Створений вами рукописний підпис з супроводжуючим текстом буде збережений як автотекст, готовий для подальшого використання та вставки в документ.

Вставка рукописного підпису з машинописним текстом

Для вставки створеного вами рукописного підпису з текстом необхідно відкрити та додати до документа збережений вами експрес-блок "Автотекст".

1. Клацніть у тому місці документа, де має бути підпис, і перейдіть у вкладку "Вставка".

2. Натисніть кнопку "Експрес-блоки".

3. У меню, що випадає, виберіть пункт "Автотекст".

4. Виберіть у списку потрібний блок і вставте його в документ.

5. Рукописний підпис з супроводжуючим текстом з'явиться у вказаному місці документа.

Вставка рядка для підпису

Крім рукописного підпису в документ Microsoft Word також можна додати і рядок для підпису. Останнє можна зробити кількома способами, кожен із яких буде оптимальним для конкретної ситуації.

Примітка:Метод створення рядка для підпису залежить ще й від того, чи виводитиметься документ на друк чи ні.

Додавання рядка для підпису шляхом підкреслення прогалин у звичайному документі

Раніше ми писали про те, як у Ворді підкреслити текст і, окрім самих літер та слів, програма дозволяє також підкреслювати і прогалини між ними. Безпосередньо для створення рядка підпису нам доведеться підкреслити лише прогалини.

Для спрощення та прискорення розв'язання завдання замість пробілів краще використовувати знаки табуляції.

2. Натисніть клавішу "TAB"один або більше разів, залежно від того, яка довжина рядок для підпису вам потрібна.

3. Увімкніть режим відображення недрукованих знаків, натиснувши кнопку зі знаком “пі” у групі "Абзац", вкладка "Головна".

4. Виділіть знак або знаки табуляції, які потрібно підкреслити. Вони відображатимуться у вигляді невеликих стрілок.

5. Виконайте необхідну дію:


6. На місці встановлених пробілів (знаків табуляції) з'явиться горизонтальна лінія — рядок для підпису.

7. Вимкніть режим відображення недрукованих знаків.

Додавання рядка для підпису шляхом підкреслення пропусків у веб-документі

Якщо вам необхідно створити рядок для підпису за допомогою підкреслення не в документі, що готується до друку, а у веб-формі або веб-документі, для цього необхідно додати комірку таблиці, в якій буде видно лише нижню межу. Саме вона і виступатиме як рядок для підпису.

У цьому випадку при введенні тексту в документ, додана вами лінія підкреслення залишатиметься на своєму місці. Лінія, додана таким чином, може супроводжуватися вступним текстом, наприклад, "Дата", "Підпис".

Вставка лінії

1. Клацніть там, де потрібно додати рядок для підпису.

2. У вкладці "Вставка"натисніть кнопку "Таблиця".

3. Створіть таблицю розміром в одну комірку.

4. Перемістіть доданий осередок у потрібне місце документа та змініть його розмір відповідно до необхідного розміру створюваного рядка для підпису.

5. Клацніть правою кнопкою мишки по таблиці та виберіть пункт "Кордони та заливка".

6. У вікні, перейдіть у вкладку "Кордон".

7. У розділі "Тип"виберіть пункт "Ні".

8. У розділі "Стиль"виберіть потрібний колір лінії рядка для підпису, її тип, товщину.

9. У розділі "Зразок"клацніть між маркерами відображення нижнього поля на діаграмі, щоб відобразити лише нижню межу.

Примітка:Тип кордону зміниться на "Інша", замість раніше обраного "Ні".

10. У розділі "Застосувати до"виберіть параметр "Таблиця".

11. Натисніть "ОК"для закриття вікна.

Примітка:Для відображення таблиці без сірих ліній, які не будуть виведені на папір під час друку документа, у вкладці "Макет"(розділ "Робота з таблицями") виберіть параметр "Відобразити сітку", який розташований у розділі "Таблиця".

Вставка лінії з супроводжуючим текстом для рядка підпису

Цей метод рекомендований для тих випадків, коли вам потрібно не тільки додати рядок для підпису, але й вказати пояснювальний текст. Таким текстом може бути слово “Підпис”, “Дата”, “ПІБ”, посада та багато іншого. Важливо, щоб цей текст і сам підпис разом із рядком для нього знаходилися на одному рівні.

1. Клацніть у тому місці документа, де має бути рядок для підпису.

2. У вкладці "Вставка"Натисніть на кнопку "Таблиця".

3. Додайте таблицю розміром 2 х 1 (два стовпці, один рядок).

4. Змініть розташування таблиці, якщо це необхідно. Змініть розмір, потягнувши за маркер у правому нижньому кутку. Відрегулюйте розмір першого осередку (для пояснювального тексту) та другого (рядок підпису).

5. Клацніть правою кнопкою мишки по таблиці, виберіть контекстному менюпункт "Кордони та заливка".

6. У діалоговому вікні, що відкрилося, перейдіть у вкладку "Кордон".

7.У розділі "Тип"виберіть параметр "Ні".

8. У розділі "Застосувати до"Виберіть "Таблиця".

9. Натисніть "ОК"для закриття діалогового вікна

10. Клацніть правою кнопкою в тому місці таблиці, де має знаходитись рядок для підпису, тобто, у другому осередку, і знову виберіть пункт "Кордони та заливка".

11. Перейдіть на вкладку "Кордон".

12. У розділі "Стиль"Виберіть відповідний тип лінії, колір та товщину.

13. У розділі "Зразок"клацніть по маркеру, на якому відображено нижнє поле, щоб зробити видимою тільки нижню межу таблиці – це буде рядок для підпису.

14. У розділі "Застосувати до"виберіть параметр "Комірка". Натисніть "ОК"для закриття вікна.

15. Введіть необхідний пояснювальний текст у першому осередку таблиці (її межі, у тому числі нижня лінія, не відображатимуться).

Примітка:Сіра пунктирна межа, що обрамляє осередки створеної вами таблиці, на друк не виводиться. Щоб приховати її або, навпаки, відобразити, якщо вона прихована, натисніть кнопку "Межі", розташовану у групі "Абзац"(Вкладка "Головна") і виберіть параметр "Відобразити сітку".

Ось, власне, і все тепер ви знаєте про всі можливі методи поставити підпис у документі Microsoft Word. Це може бути як рукописний підпис, так і рядок додавання підпису вручну на вже роздрукованому документі. В обох випадках підпис або місце для підпису можуть супроводжуватися пояснювальним текстом, про способи додавання якого ми вам також розповіли.