Головна > Побутова техніка > Порівняйте операції введення редагування та форматування текстової. Редагування та форматування даних у осередках робочих листів Excel


Порівняйте операції введення редагування та форматування текстової. Редагування та форматування даних у осередках робочих листів Excel




Word забезпечує широкі можливості для редагування та форматування таблиць. Створивши в документі таблицю Word, можна здійснювати такі операції:

· Вводити, копіювати або вставляти текст і дані в комірки;

· Переміщати текст і дані між осередками та таблицями;

· Вставляти або видаляти осередки, рядки та стовпці;

· Об'єднувати осередки як по горизонталі, так і по вертикалі;

· Оформляти таблицю та окремі осередки кордонами;

· вводити в комірки таблиці колір та стандартні заливання;

· Змінювати поля осередків та інтервали між осередками;

· Поміщати в комірки таблиці малюнки та автофігури;

· Виконувати обчислення за допомогою формул і функцій, як в електронних таблицях;

· Сортувати дані в осередках і т.п.

Для виконання цих операцій використовуються команди меню ТАБЛИЦЯ, контекстні меню та панель інструментів Таблиці та кордони, кнопки якої не лише дублюють команди меню ТАБЛИЦЯ, але й дозволяють реалізувати інші додаткові можливості, що спрощують роботу з таблицями.

Якщо таблиця займає кілька сторінок документа, доцільно перший рядок таблиці оголосити заголовком (за допомогою команди меню ТАБЛИЦЯ заголовки). Після цього перший рядок таблиці відтворюватиметься на всіх сторінках як заголовок. При зміні осередків першого рядка зміняться заголовки таблиці на всіх наступних сторінках.

Робота з таблицею Word як із базою даних

Звичайні таблиці Word, що містять у верхньому рядку назви стовпців, а в лівому стовпці назви рядків, можуть розглядатися як найпростіші реляційні базиданих (таблична організація даних називається також реляційної, Кожен запис у таблиці містить інформацію, що відноситься лише до одного конкретного об'єкта).

Назви стовпців у верхньому рядку є полями бази даних, а наступні рядки – записами бази даних.

У таблицях Word, що містять однотипні записи, можна виконувати деякі операції, характерні для роботи з базами даних, наприклад, сортування записів.

Рядки таблиці (запису) можна відсортувати за зростанням або спаданням, від старшого до молодшого ключа сортування і т.д. Для цього використовують кнопки на панелі інструментів Таблиці та кордониабо команди меню ТАБЛИЦЯ ® Сортування. У діалоговому вікні Сортуваннявказують необхідні параметри – тип та порядок сортування.

Таблиці Word можуть також використовуватися для виконання операції злиття документів. Злиття документів – операція, яка передбачає включення до документа інформації з бази даних (таблиці). Операція злиття документів використовується швидкого створення типових листів, контрактів, запрошень, привітань, наддруківок конвертів тощо.

З таблицями Word можна працювати у режимі форми даних, коли кожен рядок таблиці відображається як окремий запис даних, а текст кожного заголовка стовпця стає відповідним полем цього запису. Такий режим використовується для спрощення введення та зміни даних, особливо у великих таблицях.

Для представлення таблиці як форми даних необхідно встановити курсор усередині таблиці і клацнути по кнопці Форма данихна панелі інструментів Бази даних.

Обчислення у таблицях Word

У таблицях Word реалізовано деякі функції електронних таблиць. Подібно до Excel, Word дозволяє виконувати обчислення за допомогою формул і функцій.

Для проведення обчислень у таблиці необхідно встановити курсор у відповідному осередку (з очікуваним результатом), використовувати команду меню ТАБЛИЦЯ ® Формулата ввести дані у діалоговому вікні Формулаабо вибрати необхідну функцію. Формула завжди вводиться після знака "рівно" (=).

Word вставляє результати обчислення у вигляді полів. При зміні вихідних даних у клітинках таблиць Word на відміну Excel не відбувається автоматичного перерахунку результатів обчислень. Тому при зміні вихідних даних або посилань на комірки таблиці результати обчислень необхідно оновлювати(за допомогою кнопки F9або команди контекстного меню Оновити поле).

При копіюванні формул посилання адреси осередків у таблицях Word не змінюються автоматично – не «налаштовуються», як і Excel, тобто. посилання на комірки в таблицях Word завжди є абсолютними, хоч і відображаються без знака долара $. Тому при копіюванні формул посилання на адреси осередків Wordпотрібно редагувати вручну.

Робота з полями

У документах Word, як і в інших додатках пакета Microsoft Office, використовуються спеціальні структурні елементи - поля.

Поля -це спеціальні коди, які дають команди додатку автоматично вставляти документ, а згодом оновлювати змінні дані: номери сторінок, дати, номери малюнків, таблиць, і навіть текст, графіку, формули тощо.

Використання полів дозволяє організувати автоматичне оновленнявідомостей про документ (імені файлу, кількість сторінок тощо), виконувати обчислення за формулами, створювати перехресні посилання. Поля вставляються автоматично під час створення змісту та предметного покажчика. За допомогою полів встановлюються зв'язки з іншими документами та об'єктами, здійснюється безпосередній обмін даними у додатках Windows, створюються форми та складові документи - конверти, наклейки, поштові розсилкиі т.п.

Word підтримує кілька десятків різних типівполів Найчастіше в документах зустрічаються поля РАГЕ(номер сторінки) та DАТІ(дата), які вставляються за допомогою команд ВСТАВКА ® Номери сторінок та ВСТАВКА ® Дата та час.Для розміщення у документі ілюстрацій часто використовують поля INCLUDEPICTURE.

Тема 2.3. Програмні засоби презентацій та основи офісного програмування

Тема 2.4. Системи управління базами даних та експертні системи

2.4.11. Навчальна база даних із головною кнопковою формою"Training_students" - Завантажити


Прикладна програма Excel

2.2. Процесори електронних таблиць

2.2.2. Редагування та форматування робочих листів Microsoft Excel

Будь-яка обробка інформації починається з її введення на комп'ютер. В електронні таблиці MS Excel можна вводити текст, числа, дати, час, послідовні ряди даних та формули.

Введення даних здійснюється у три етапи:

  • виділення осередку;
  • ввід данних;
  • підтвердження введення (натиснути клавішу Enter).

Після того, як дані введені, їх потрібно подати на екрані у певному форматі. Для представлення даних у MS Excel є різні категорії форматних кодів.

Для редагування даних у комірці необхідно двічі клацнути на комірці та провести редагування або виправлення даних.

До операцій редагування відносяться:

  • видалення та вставка рядків, стовпців, осередків та листів;
  • копіювання та переміщення осередків та блоків осередків;
  • редагування тексту та чисел у комірках.

До операцій форматування відносяться:

  • зміна числових форматів чи форми представлення чисел;
  • зміна ширини стовпців;
  • вирівнювання тексту та чисел у комірках;
  • зміна шрифту та кольору;
  • Вибір типу та кольору кордону;
  • Заливка осередків.

Введення чисел та тексту

Будь-яку інформацію, що обробляється на комп'ютері, можна подати у вигляді чисел або тексту. Кількість та текст за промовчанням Excel вводить у форматі Загальний.

Введення тексту

Текст - це будь-яка послідовність введених у комірку символів, яка може бути інтерпретована Excel як число, формула, дата, час доби. Введений текст вирівнюється в осередку по лівому краю.

Щоб ввести текст, виділіть комірку та наберіть текст із клавіатури. Осередок може вміщувати до 255 символів. Якщо потрібно ввести деякі числа як текст, то для цього виділіть комірки, а потім виберіть команду Формат / Комірки. Далі виберіть вкладку “Число” і в списку форматів виберіть Текстовий. Ще один спосіб введення числа як тексту - ввести перед числом символу апострофа.

Якщо текст не поміщається в комірку, необхідно збільшити ширину стовпця або дозволити перенесення за словами (Формат / Осередки, вкладка Вирівнювання).

Введення чисел

Числові дані - це числові константи: 0 - 9, +, -, /, *, Е, %, точка і кома. При роботі з числами необхідно вміти змінювати вид чисел, що вводяться: число знаків після коми, вид цілої частини, порядок і знак числа.

Excel самостійно визначає, чи належить введена інформація до числа. Якщо введені в комірку символи відносяться до тексту, то після підтвердження введення в комірку вони вирівнюються по лівому краю комірки, а якщо символи утворюють число, то по правому краю комірки.

Введення послідовних рядів даних

Під рядами даних маються на увазі дані, що відрізняються один від одного на фіксований крок. При цьому дані не обов'язково мають бути числовими.

Для створення рядів даних необхідно виконати таке:

  1. Ввести в комірку перший член ряду.
  2. Виділити область, де буде розташовано ряд. Для цього потрібно підвести вказівник миші до маркеру заповнення, і в цей момент, коли білий хрестик переходить у чорний, натиснути ліву кнопку миші. Далі, утримуючи кнопку миші, потрібно виділити потрібну частину рядка або стовпця. Після того як ви відпустите кнопку миші, виділена область заповниться даними.

Формат даних

Дані у MS Excel виводяться на екран у певному форматі. За замовчуванням інформація відображається у форматі Загальний. Можна змінити формат подання інформації у виділених осередках. Для цього виконайте команду Формат / Осередки.

З'явиться вікно діалогу "Формат осередків", в якому потрібно вибрати вкладку "Число". У лівій частині вікна діалогу “Формат осередків” у списку “Числові формати” наведено назви всіх форматів, що використовуються в Excel.


Рис. 1.

Для формату кожної категорії наводиться список його кодів. У правому вікні “Тип” можна переглянути всі форматні коди, які використовуються для представлення на екрані інформації. Для представлення даних ви можете використовувати вбудовані форматні коди MS Excel або ввести свій (користувацький) код формату. Щоб ввести форматний код, виберіть рядок (усі формати) та введіть символи форматного коду у полі введення “Тип”.

Стиль представлення даних

Одним із способів упорядкування даних Excel є введення стилю. Для створення стилю використовується команда Формат/Стиль. Виконання цієї команди відкриває вікно діалогу "Стиль".

Створення та редагування текстових документів

Засоби роботи з текстовими документами

Введення, редагування та форматування текстів

Більшість документів, призначених для друку на папері, а також багато електронних документів є текстовими,тобто являють собою блоки тексту, що складаються із звичайних слів, набраних звичайними символами (літерами, цифрами, розділовими знаками та іншими). При роботі з текстовими документами комп'ютер перетворюється на подобу дуже потужної і «інтелектуальної» машинки.

Під час підготовки текстових документів на комп'ютері використовуються три основні групи операцій. Операції введеннядозволяють перевести вихідний текст із його зовнішньої форми в електронний вигляд, тобто у файл, що зберігається на комп'ютері. Під уведенням не обов'язково розуміється машинописний набір за допомогою клавіатури. Існують апаратні засоби, що дозволяють виконувати введення тексту шляхом сканування паперового оригіналу та програми розпізнавання образів для перекладу документа з формату графічного зображенняу текстовий формат.

Операції редагування(редагування) дозволяють змінити вже існуючий електронний документ шляхом додавання або видалення його фрагментів, перестановки частин документа, злиття декількох файлів в один або, навпаки, розбиття єдиного документа на кілька дрібніших. Введення та редагування під час роботи над текстом часто виконуються паралельно.

При введенні та редагуванні формується зміст текстового документа. Оформленнядокумента задають операціями форматування.Команди форматування дозволяють точно визначити, як виглядатиме текст на екрані монітора або на папері після друку на принтері.

Текстові редактори та текстові процесори

Усі електронні текстові документи вимагають введення та, як правило, редагування, але форматування документа не завжди є обов'язковим. Наприклад, при написанні тексту комп'ютерної програмиформатування не потрібне, оскільки вихідний текст призначений не для друку, а для подальшої обробки програмою компілятором.

Більше того, форматування текстового документа у багатьох випадках шкодить справі, оскільки інформація про форматування заноситься до тексту у вигляді невидимих ​​кодів. Наявність подібних кодів може заважати певним програмам працювати з текстами. Так, наприклад, текстовий редактор Блокнот не здатний відобразити на екрані текстовий файл, створений у текстовому процесорі Word Pad хоча обидві програми належать до однієї групи стандартних програм Windows 9x і обидві призначені для роботи з текстами.

Таким чином, історично склалася ситуація, за якої деякі документи вимагають форматування, а деякі – ні. Виявилося зручним мати різні програми: одні з них використовуються тільки для введення та редагування тексту, інші дозволяють також його форматувати. Перші програми називають текстовими редакторами,а другі - текстові процесори.

Усі текстові редактори зберігають у файлі «чистий» текст і завдяки цьому сумісніодин з одним. Різні текстові процесори записують у файл інформацію про форматування по-різному і тому несумісніодин з одним. Однак у багатьох текстових процесорах є можливість перетворення тексту з одного формату на інший.

До складу системи Windows 9x входить стандартний текстовий редактор Блокнот та простий текстовий процесор WordPad. Неформатовані текстові файли у Windows мають розширення. ТХТ, а файли WordPad – розширення. DOC.

Текстовий процесор Word 9x

Стандартна програма WordPad, знайома нам за операційною системою Windows 9x, є дуже спрощеною версією професійного текстового процесора Word. Ця програма випускається компанією Microsoft і багато років пройшла довгий шлях розвитку. остання версіяПрограма носить назву Word 97, але в експлуатації знаходяться також версії Word 95 і ще більш рання версія Word 6.0. Тут і далі ми говоритимемо про загальні риси цих програм, як про Word 9x.

Вікно програми Word

Структура вікна Word 9x типова для додатків Windows. До неї входять елементи, необхідні для редагування та форматування текстів. У верхній частині вікна розташовуються панелі команд, до яких відносяться рядок менюі панелі інструментів.Після встановлення програми в ній за замовчуванням є дві панелі інструментів - Стандартна і Форматування. Однак якщо в ході роботи виникає необхідність в інших панелях інструментів, їх також можна відкрити і розташувати вздовж будь-якої межі вікна або окремо.

Під панелями інструментів розташовується лінійка,проградуйована в сантиметрах чи дюймах. Вона допомагає контролювати розміщення елементів сторінки та керувати операціями форматування.

Основну частину вікна займає робоча область,містить документ, що редагується. Якщо вікно документа розгорнуто на всю робочу область, воно збігається з вікном програми. Тому у вікні є два набори кнопок керування розміром. Верхні кнопки належать до програми, а нижні – до документа, і плутати їх не треба.

Вертикальна смуга прокручування програми Word 9x має особливість. Під нею розташовані три додаткові кнопки переходу:

на сторінку вгору і вниз або до обраного об'єкта, якою може виступати сторінка, розділ, таблиця, виноска, заголовок, малюнок і т.п.

У нижній частині вікна розташовується рядок стану.Вона містить довідкову інформацію про документ та індикатори, що вказують на поточний режим роботи.

Режими подання документа

Починати роботу з вивчення програми Word 9x слід із завантаження готового документа. Такий документ має мати розширення. DOC. Завантаживши довільний документ, можна експериментувати з режимами подання документа на екрані. Таких режимів кілька:

1. Зліва від горизонтальної смуги прокручування розташовуються чотири кнопки, що дозволяють вибрати вид відображення документа в робочої області.

2. Перша кнопка включає звичайний режим.Цей режим використовують при простому введенні та редагуванні тексту. У цьому режимі не відображаються спеціальні елементи сторінки, малюнки та стовпці тексту. Цей режим призначений лише для роботи з текстом.

3. Режим електронного документа(У цьому режимі на екрані не відображаються кнопки вибору методу подання документа, тому в даний режимлегко увійти, але відразу не зрозумієш, як із нього вийти. Потрібно скористатися меню Вид. У ньому є потрібні елементи управління) найбільш зручний, якщо йдеться не про редагування, а про перегляд готового документа. Зліва відкривається додаткова панель із вмістом документа. Вона дає наочне уявлення про структуру документа та забезпечує зручний перехід до будь-якого розділу.

4 В режимі розміткидокумент подається на екрані точно так, як він виглядатиме під час друку на папері. Цей режим є найбільш зручним для операцій форматування.

5. Остання кнопка відкриває документ у режим структури.Цей режим зручний для роботи над планом документа (складання, перегляд, редагування).

Робота з кількома документами

На відміну від спрощеного аналога, процесора WordPad, текстовий процесор Word 9x дозволяє працювати одночасно з кількома документами. Кожен із них відкривається у своєму вікні. Ці вікна не виходять за межі загального вікна програми, але можуть перекривати одне одного. Засоби текстового процесора дозволяють керувати зручним розміщенням цих вікон на екрані та перемикатися між ними.

Активне вікно документа має власні кнопки: згортання: Ц, що розгортає: [Е та закриває: І - Після згортання вікно документа відображається у вигляді невеликої панелі в лівому нижньому куті робочої області. При розгортанні вікно займає всю робочу область вікна програми. Назва поточного файлу переноситься в рядок заголовка програми, а кнопки керування розміром вікна – у рядок меню.

Розміри окремих вікон документів можна змінювати шляхом протягування. Це робиться так само, як зміна розміру звичайних вікон програм.

Для перемикання у вікно потрібного документа можна натиснути кнопкою миші в будь-якому місці цього вікна. Якщо потрібне вікно повністю закрите вікнами інших документів, то для перемикання можна використовувати меню Вікно. Воно містить пункти, які відповідають кожному з відкритих документів.

Послідовно перемикатися між відкритими вікнами документів можна за допомогою комбінацій клавіатури. Комбінацією CTRL+F6 перебирають вікна прямому порядку, a CTRL+SHIFT+F6 - у зворотному.

Команда Вікно > Упорядкувати все дозволяє побачити у робочій області всі вікна документів одночасно. В цьому випадку вікна розташовуються одне над одним. Усі вони приймають однаковий розмір, які сумарна висота відповідає висоті робочої області. У такому режимі зручно працювати лише на моніторах великого розміру. На моніторах малого розміру зручний прийом полягає у розкладанні вікон каскадом,але він виконується вручну.

Базові операції з введення та редагування (редагування) тексту стандартні для всіх текстових редакторівта текстових процесорів, тому знайомства з такими стандартними програмами Windows 9x, як Блокнот та WordPad, вже достатньо, щоб навчитися застосовувати ті ж засоби у процесорі Word 9x.

1. Вікно поточного документа завжди містить блискучу вертикальну межу - курсор.Введення тексту здійснюється за допомогою клавіатури. Символи, що вводяться, з'являються в місці розташування курсору. Курсор при введенні зсувається вправо (Щоб вводний текст заміщав, а не зрушував текст, що був раніше, включають режим заміни.Перемикання режиму заміни здійснюють натисканням клавіші INSERT або подвійним клацанням на індикаторі ЗАМ у рядку стану).

3. Після досягнення правого краю сторінки текст автоматично переноситься на новий рядок. Щоб примусово завершити рядок та розпочати новий абзац, потрібно натиснути клавішу ENTER.

Переміщення курсору

4. Встановити курсор у потрібне місцедокумента найпростіше клацанням миші в потрібній точці. Те саме можна виконати курсорними кнопками. Інші доступні клавіатурні комбінації наведені у супровідній таблиці.

Робота з фрагментами тексту

5. Для видалення, копіювання та переміщення фрагментів тексту відповідний фрагмент має бути спочатку виділено. Виділення фрагмента проводиться протягуванням миші або будь-якою командою переміщення курсору натиснутою клавіші SHIFT.

6. Виділений фрагмент видаляють натисканням клавіші DELETE або просто шляхом набору тексту, що заміщає. Переміщення фрагмента можна здійснити методом перетягування, хоча набагато зручніше використовувати буфер обміну.

Засоби пошуку та заміни

Працюючи з довгими документами іноді доводиться вносити у яких повторювані зміни. Програма Word 9x має спеціальні засоби для пошукуі заміни.Ці засоби дозволяють знайти у тексті фрагмент, заданий у вигляді текстового рядка,та замінити вказаний рядок новим текстом. Команда пошуку корисна, коли відомо, про що йдеться в потрібному абзаці, але невідомо, в якій частині документа він розташовується.

1. Діалогове вікно Знайти та замінити відкривають командою Правка > Знайти чи комбінацією CTRL+F. Можна також клацнути на кнопці Вибір об'єкта переходу і на панелі, що відкрилася, вибрати значок Знайти.

2. У полі Знайти вводять фрагмент тексту, що розшукується.

3. Щоб поставити Додаткові параметрипошуку, потрібно клацнути на кнопці Більше.

4. Додаткові кнопки Формат та Спеціальний дозволяють розшукувати текст, відформатований вказаним чином, та спеціальні «недруковані» символи. Пошук починається після натискання кнопки Знайти далі.

5. Для автоматичної заміни знайденого тексту використовують елементи керування вкладки Замінити.

6. Замінний рядок вводять у полі Замінити на. Стандартний прийом пошуку та заміни полягає в тому, що по клацанню на кнопці Знайти далі розшукується чергове місце, де заданий рядок зустрічається в документі, а потім натисканням кнопки Замінити виконується заміна (якщо вона необхідна). Якщо заздалегідь відомо, що заміну слід зробити по всьому документу та у всіх випадках, можна відразу натиснути кнопку Замінити все.

7. Елементи керування вкладки Перейти використовують для переходу до специфічного тексту або об'єкта, наприклад, до заданої сторінки, виноски або малюнка.

8. Тип об'єкта вибирають у розкривному списку Об'єкт переходу, після чого в полі Введіть номер задають його абсолютний або відносний номер.

9. Перехід виконують клацанням на одній із кнопок Наступний, Попередній або Перейти.

Скасування дії помилкових команд

Людині, як відомо, властиво помилятися, і робота в текстовому процесорі не є винятком. Помилки, що призводять до втрати великих фрагментів тексту, можуть вимагати значного часу на їхнє виправлення, а якщо оригінал тексту не зберігся, то труднощі можуть бути непереборними.

Текстовий процесор Word 9x забезпечує своєрідну «страховку» від подібних помилок. Він дозволяє скасовувати дію помилкових команд та відновлювати стан документа, що передує неправильним операціям.

Скасування останньої команди виконують командою Правка - Скасувати, кнопкою Скасувати на панелі інструментів або клавіатурною комбінацією CTRL+Z. Серія скасування дозволяє скасувати дію кількох попередніх команд.

Для скасування кількох останніх команд можна також клацнути на кнопці, що розкриває, поруч з кнопкою Скасувати на панелі інструментів. При цьому відкривається список команд, скасування дії яких можливе.

Скасування передбачає відновлення стану документа таким, яким він був до виконання відповідної команди. Тому при русі вниз по даному списку команди, що скасовуються, вибираються автоматично. Вибрані команди виділяються кольором, а в нижньому рядку вказується загальна кількість команд, що скасовуються. Скасування групи команд виконують клацанням миші на останній скасовується команді.

Якщо операцію було скасовано помилково, відразу після цього її можна повторити за допомогою команди Правка-Повторити, кнопки Повернути або комбінації клавіш CTRL+Y. Послідовне виконання такої операції дозволяє повторити ряд скасованих команд. Кнопка Повернути, як і кнопка Скасувати, має список, що розкривається, що дозволяє повторити групу команд.

Повторення операцій можливе лише безпосередньо після їх скасування. Якщо замість цього виконати іншу операцію, наприклад введення, то список команд, що повторюються, очищається, а кнопка Повернути стає неактивною.

Визначення виду та зображення шрифту

Один із найпростіших і, в той же час, найбільш виразних способів зміни зовнішнього виглядутексту полягає у зміні шрифту, яким він написаний. Щоправда, прикладні програми не займаються керуванням шрифтами, встановленими на комп'ютері - цим займається сама операційна система Windows. Прикладні програми у цьому питанні лише спираються на операційну систему, хоч і можуть створювати деякі додаткові спеціальні ефекти.

1. У Word 9x за замовчуванням всі операції зміни шрифту застосовуються до виділеного фрагмента тексту або, за відсутності виділення, до слова, на якому знаходиться курсор. Для найпростіших операцій зі зміни вигляду та зображення шрифту використовують панель інструментів Форматування.

У списку Шрифт вибирають гарнітуру, у списку Розмір шрифту визначають розмір символів, а кнопками Напівжирний, Курсив і Підкреслений змінюють їх накреслення.

2. Ефекти, недоступні з панелі інструментів Форматування, можна створити у діалоговому вікні Шрифт, яке відкривають командою формат > Шрифт або пунктом Шрифт в контекстному меню. У нижній частині всіх вкладок діалогового вікна наводиться приклад тексту, написаного відповідно до заданих параметрів шрифту.

3. Елементи керування вкладки Шрифт відповідають елементам панелі інструментів Форматування. Список, що розкривається Підкреслення надає нестандартні варіанти підкреслення тексту (наприклад, подвійною рисою або пунктиром). Колір відображення тексту змінюють у списку Колір, що розкривається. Ця операція має сенс тільки для електронних документів та документів, які друкуються на кольоровому принтері. Нестандартні ефекти оформлення тексту створюють прапорці на панелі Ефекти.

4. Елементи керування вкладки Інтервал дозволяють змінити інтервал між символами. Завдяки цьому текст може бути ущільнений або розріджений, що нерідко використовують у заголовках.

5. Засоби вкладки Анімація використовується для динамічного оформлення тексту, але тільки в електронних документах.

Вирівнювання абзаців

Основною смисловою одиницею тексту зазвичай є абзац.Тому команди вирівнювання та операції форматування призначені для зміни зовнішнього вигляду окремих абзаців.

Вирівнюванняабзацу – це розташування його тексту відповідно до заданих правил. Найчастіше йдеться про горизонтальне вирівнювання тексту,тобто про його розташування між правим та лівим полями сторінки.

1. При вирівнюванні по лівому краювсі рядки абзацу починаються з однієї і тієї ж позиції, тобто лівий край абзацу утворює вертикальну лінію.

2. При вирівнювання по правому краюте саме можна сказати про правий кордон абзацу.

3. При вирівнюванні по ширинірівними виявляються і ліва, і права межі.

4. У разі вирівнювання по центруРядки розташовуються симетрично щодо вертикальної осі, що проходить через середину сторінки. Таке вирівнювання часто застосовують для заголовків.

5. Книги, журнали та інші друковані видання та документи російською мовою традиційно оформлюють з використанням вирівнювання по ширині.В англомовних документах обходяться лише вирівнюванням лівим краєм.

6. У програмі Word вирівнювання задають клацанням на відповідній кнопці на панелі інструментів Форматування. З чотирьох кнопок (Лівий край, Центр, Праворуч і Ширина) може бути включена тільки одна.

Форматування за допомогою лінійки

Лінійка не лише надає інформацію про розмітку документа, а й потужним інструментомформатування. Вона дозволяє керувати бічними межами та позиціями табуляції поточного абзацу. Кордони абзацу задають шляхом переміщення (перетягування) спеціальних маркерів.

1. Трикутний маркер, розташований зліва внизу (вістрям вгору) задає ліву межу для всіх рядків абзацу, крім першої.

2. Перевернутий трикутний маркер зліва вгорі задає лінію початку першого рядка абзацу і дозволяє сформувати абзацний відступ.

3. Квадратний маркер під лінійкою - це елемент керування, який завжди знаходиться безпосередньо під трикутним маркером лівої межі абзацу. При його перетягуванні обидва маркери лівої межі переміщуються разом, із збереженням їхнього відносного становища. Таке спеціальне оформлення абзацу можна використовувати для форматування епіграфів, особливо важливих фрагментів тексту, цитат тощо.

4. Трикутний маркер, розташований праворуч, задає праву межу поточного абзацу.

5. Лінійку також використовують для завдання позицій табуляції.Позиції табуляції застосовують, коли рядок складається з кількох полів, наприклад, у нескладній таблиці. За умовчанням позиції табуляції розташовуються через кожні півдюйми і відзначаються лінійкою короткими вертикальними засічками.

6. Символ, що позначає позицію табуляції, розміщується на лінійці зліва. Він має вигляд куточка. Клацнувши на ньому, можна змінити вигляд символу табуляції та, відповідно, метод відображення тексту.

Вибраний символ табуляції встановлюють клацанням на лінійці. Надалі його становище можна змінювати перетягуванням. Для видалення символу табуляції перетягують його за межі лінійки. Після встановлення позиції табуляції вручну всі позиції табуляції, задані за умовчанням та розташовані до неї, видаляються.

Автоматизація форматування.

У довгих документах більшість абзаців форматуються однаково. Точніше кажучи, зазвичай існує кілька варіантів оформлення абзацу, які часто використовуються всередині документа.

Форматувати абзац вручну при кожній зміні тексту незручно, особливо якщо врахувати, що, найімовірніше, існує абзац, відформатований так, як потрібно. Програма Word вирішує цю проблему, дозволяючи виробляти форматування за зразком,а також шляхом застосування наперед заданих стилів форматування.

Форматування за зразком

Щоб виконати форматування за зразком, треба встановити курсор на абзац, що має потрібний метод форматування, і натиснути на кнопку Формат за зразком. Далі можна клацнути на абзаці, формат якого потрібно змінити, і він виглядатиме так само, як обраний як зразок.

Якщо потрібно змінити формат кількох абзаців, потрібно двічі клацнути на кнопці Формат за зразком. Після внесення всіх необхідних змін потрібно ще раз клацнути на кнопці Формат за зразком або натиснути клавішу ESC.

Стилі форматування.

Стиль форматування – це сукупність усіх параметрів оформлення, що визначають формат абзацу. Доступні стилі перераховані в списку Стиль, розташованому на панелі інструментів форматування. На початку роботи з програмою Word цей перелік містить список стилів, заданих за промовчанням.

При виборі одного зі стилів, представлених у даному списку, змінюється формат поточного абзацу (абзацу, в якому розташований курсор) або формат виділеного фрагмента (З точки зору комп'ютера абзацом вважається будь-який фрагмент тексту, обмежений з обох сторін символами "повернення каретки" (код 13). Цей код вводиться в текст щоразу, коли ми натискаємо клавішу ENTER, цей код вважається невидимим, оскільки йому не відповідає жодна літера, але побачити його все-таки можна, якщо клацнути на кнопці «Непечатаемые символы».

Створення стилю

Створення стилю за зразком

Це найнаочніший спосіб створення стилю. Для цього потрібно відформатувати абзац, клацнути на полі Стиль та ввести назву нового стилю. Після цього список Стиль міститиме назву нового стилю.

Зміна стилю

Якщо змінити оформлення абзацу, який використовує певний стиль, а потім клацнути на полі Стиль та натиснути клавішу ENTER, відкриється діалогове вікно Перевизначення стилю. З його допомогою можна відновити форматування абзацу відповідно до попередньо визначеного стилю або змінити стиль по всьому документу. При зміні стилю всі абзаци, які використовують цей стиль, автоматично переформатуються.

Розробка нового стилю

Якщо потрібно підготувати новий стиль для використання у документі, слід дати команду Формат ^ Стиль. У діалоговому вікні Стиль можна натиснути кнопку Створити (для створення нового стилю) або Змінити (для зміни існуючого).

У новому діалоговому вікні Створення стилю (відповідно, Зміна стилю) можна задати ім'я нового стилю та вказати, який із існуючих стилів приймається за основу.

Щоб змінити оформлення, що визначається даним стилем, треба клацнути на кнопці Формат і вибрати в меню форматований елемент.

Якщо увімкнути прапорець Додати до шаблону (Шаблон – службовий документ із розширенням DOT, що містить відформатований зразок документа та засоби керування, характерні для документа даного типу (набір стилів, налаштування панелей тощо). За замовчуванням при створенні нового документа використовується шаблон Звичайний – Normal.dot), що створюється (змінюється) стиль додається в стандартний шаблон програми Word, після чого цей стиль можна використовувати і в інших документах.

Ключові слова:

  • електронні таблиці
  • табличний процесор
  • стовпець
  • рядок
  • комірка
  • діапазон осередків
  • книга

Сотні років у діловій сфері під час виконання громіздких однотипних розрахунків використовуються таблиці. З їх допомогою розраховується заробітна плата, ведуться різні системиобліку матеріальних цінностей, прораховується вартість нових товарів та послуг, прогнозується розмір прибутку тощо. буд. Такі розрахунки багато фахівців до кінця минулого століття виконували за допомогою калькуляторів, вручну заносячи отримані результати у відповідні графи таблиць. Така робота вимагала великих витрат часу; на виправлення незначної помилки, допущеної розрахунком, витрачалися тижні і навіть місяці.

Ситуація кардинально змінилася з появою електронних таблиць, що дозволили рахунок зміни вихідних даних швидко вирішувати дуже багато типових розрахункових завдань.

В наші дні електронні таблиці є одним з програмних продуктів, що найбільш широко використовуються на практиці. З їх допомогою користувачі, не маючи спеціальних знань у галузі програмування, мають можливість визначати послідовність обчислювальних операцій, виконувати різні перетворення вихідних даних, представляти отримані результати у графічній формі.

5.1.1. Інтерфейс електронних таблиць

Найбільш поширеними табличними процесорами є Microsoft Excelта OpenOffice.org Calc. При запуску будь-якого з них на екран виводиться вікно, багато елементів якого добре відомі з досвіду роботи з іншими програмами (рис. 5.1).

Рис. 5.1.
Інтерфейс табличного процесора OpenOffice.org Calc

Рядок заголовкамістить назву документа, назву програми та кнопки управління вікном.

Рядок менюмістить назви груп команд керування електронною таблицею, об'єднаних за функціональною ознакою.

Панелі інструментівмістять піктограми для виклику найчастіше виконуваних команд.

Робочою областютабличного процесора є прямокутний простір, поділений на стовпці та рядки. Кожен стовпець та кожен рядок мають позначення (заголовки, імена). Стовпці позначаються ліворуч латинськими літерами в алфавітному порядку; можуть використовуватися однолітерні, дволітерні та трилітерні імена (А, В, С і т. д.; після 26-го стовпця починаються дволітерні поєднання АА, АВ і т. д.). Рядки нумеруються зверху донизу. Число рядків і стовпців у різних табличних процесорів по-різному.

На перетині стовпців і рядків утворюються осередки (клітини), в які можуть бути записані дані або операції, що виконуються над ними. Осередок - найменша структурна одиниця електронної таблиці. Кожен осередок електронної таблиці має ім'я, складене з літерного імені стовпця та номера рядка, на перетині яких вона розташовується. Можливі такі імена осередків: El, К12, АВ125 1 . Таким чином, ім'я осередку визначає її адресу в таблиці.

    1 У сучасних версіях у Microsoft Excel положення комірки може позначатися буквою R, за якою слідує номер рядка, і буквою С, за якою слідує номер стовпця, наприклад R1C1.

Осередок - найменша структурна одиниця електронної таблиці, що утворюється на перетині стовпця та рядка.

Табличний курсор- Виділений прямокутник, який можна помістити в будь-яку комірку. Осередок таблиці, яку в Наразізаймає курсор, називається поточним осередком. Вводити або редагувати дані можна лише у поточній комірці. На рис. 5.1 поточною є комірка С4.

Адреса поточної комірки та дані, що вводяться в неї, відображаються в рядку введення. У рядку введення можна редагувати інформацію, що зберігається в поточній комірці.

Комірки, що йдуть поспіль, у рядку, стовпці або прямокутнику утворюють діапазон. При заданні діапазону вказують його початкову і кінцеву комірки, у прямокутному діапазоні - комірки лівого верхнього та правого нижнього кутів. Найбільший діапазон представляє вся таблиця, найменший - один осередок. Приклади діапазонів: А1: А10, В2: С2, B2: D10.

Робоча область табличного процесора інакше називається листом. Документ, що створюється і зберігається в табличному процесорі, називається книгою; він може складатися з кількох аркушів. Аналогічно листам бухгалтерської книги, їх можна перегортати, клацаючи на ярликах, розташованих внизу вікна. Кожен аркуш книги може задати ім'я, виходячи з вмісту цього аркуша.

У рядку стану виводяться повідомлення про поточний режим роботи таблиці та можливі дії користувача.

5.1.2. Дані в осередках таблиці

Вмістом осередку може бути:

  • текст;
  • число;
  • формула.

Текст - це послідовність будь-яких символів із комп'ютерного алфавіту. Тексти (написи, заголовки, пояснення) необхідні оформлення таблиці, у текстовій формі може бути представлені характеристики аналізованих об'єктів. Змінити вміст комірки з текстом можна лише шляхом редагування комірки. За умовчанням текст вирівнюється в комірці лівим краєм - за аналогією зі способом листа зліва направо.

За допомогою чисел задаються кількісні характеристики об'єктів, що розглядаються. У цьому використовуються різні числові формати (табл. 5.1). За замовчуванням використовується числовий форматіз двома десятковими знаками після коми. Для запису чисел, що містять велику кількість розрядів, що не вміщуються в комірці, застосовується експоненційний (науковий) формат.

Таблиця 5.1
Деякі цифрові формати

Числові дані, введені в комірки таблиці, є вихідними для проведення обчислень. Змінити числові дані можна шляхом їхнього редагування. За замовчуванням числа вирівнюються в осередку правому краю, що забезпечує вирівнювання всіх чисел стовпця за розрядами (одиниці розміщуються під одиницями, десятки - під десятками тощо).

Ціла та дробова частини речового числа поділяються в електронних таблицях комою. При вживанні запису числа точки (як роздільника його цілої і дробової частин) число інтерпретується як дата. Наприклад, 9.05 сприймається як 9 травня, а 5.25 – як травень 2025 року.

Формула- це вираз (арифметичне, логічне), що задає деяку послідовність дій щодо перетворення даних. Формула завжди починається зі знака рівності (=) і може включати посилання (імена осередків), знаки операцій (табл. 5.2), функції і числа.

Таблиця 5.2
Арифметичні операції
застосовувані у формулах

При записі формул діють правила, аналогічні тим, що у мовах програмування. Приклади формул:

Для введення у формулу імені осередку достатньо помістити табличний курсор у відповідний осередок.

У процесі введення формули вона відображається як у самій клітинці, так і в рядку введення. Після завершення введення (натискання клавіші Enter) у комірці відображається результат обчислень за цією формулою (рис. 5.2). Для перегляду та редагування конкретної формули достатньо виділити відповідну комірку та провести її редагування у рядку введення.

Рис. 5.2.
Обчислення за формулою

При зміні вихідних даних у осередках, імена яких входять у формулу, значення виразу негайно перераховується, отриманий результат відображається в осередку з цією формулою.

5.1.3. Основні режими роботи електронних таблиць

Можна виділити такі режими роботи електронних таблиць:

  • режими формування таблиці;
  • режими відображення таблиці;
  • режими виконання обчислень.

Режими формування електронної таблиці. Під час роботи з табличними процесорами створюються документи, які можна переглядати, змінювати, записувати на носії зовнішньої пам'яті для зберігання, друкувати на принтері.

Формування електронних таблиць передбачає заповнення та редагування документа. У цьому використовуються команди, змінюють вміст осередків (очистити, редагувати, копіювати), і команди, змінюють структуру таблиці (видалити, вставити, перемістити).

Вміст осередків може бути оформлений за допомогою стандартних засобівоформлення текстів: зміни малюнка шрифту, його розмірів, зображення та вирівнювання щодо осередку, напрями написання. Крім цього, користувачеві доступні засоби оформлення самої таблиці: об'єднання осередків, різні способипромальовування кордонів між осередками для друку.

Дані, формат даних та параметри оформлення осередків (шрифт, колір заливки, тип кордону тощо) можна копіювати з одних осередків (діапазонів осередків) до інших осередків (діапазони осередків) електронної таблиці.

Режими відображення таблиці. Для електронної таблиці можна встановити режим відображення формул або режим відображення значень. За умовчанням увімкнено режим відображення значень, і на екрані відображаються значення, обчислені на основі вмісту осередків. Можна спеціально встановити режим відображення формул, при якому в осередках замість результатів обчислень будуть відображені самі формули (рис. 5.3).

Рис. 5.3.
Фрагмент таблиці в режимі відображення формул

Щоб в OpenOffice.org Calc встановити режим відображення формул, слід:

  1. виконати команду Сервіс-Параметри-OpenOffice.org Calc-Вигляд;
  2. у вікні Показати встановити прапорець Формули та натиснути кнопку ОК.

Самостійно з'ясуйте, як встановлюється режим відображення формул у табличному процесорі, який є у вашому розпорядженні.

Режими виконання обчислень. Усі обчислення починаються з комірки, розташованої на перетині першого рядка та першого стовпця електронної таблиці. Обчислення проводяться у природному порядку; якщо в черговому осередку знаходиться формула, що включає адресу ще не обчисленої осередку, то обчислення за цією формулою відкладаються доти, поки значення в осередку, від якого формула залежить, не буде визначено.

При кожному введенні нового значення в комірку документ перераховується заново - виконується автоматичний перерахунок формул, до яких входять нові дані. У більшості табличних процесорів є можливість встановлення ручного перерахунку: таблиця перераховується заново лише за подачі спеціальної команди.

У OpenOffice.org Calc вибір режиму обчислень здійснюється за допомогою команди Сервіс-Вміст осередків-Перерахувати-Обчислити автоматично.

Самостійно з'ясуйте, як встановлюється режим обчислень у табличному процесорі, який є у вашому розпорядженні.

Найголовніше

Електронні таблиці (табличний процесор) прикладна програмапризначена для організації табличних обчислень на комп'ютері.

Осередок - найменша структурна одиниця електронної таблиці, що утворюється на перетині стовпця та рядка. Вміст комірки може бути текст, число, формула.

Тексти (написи, заголовки, пояснення) необхідні оформлення таблиці. Числові дані, введені в комірки таблиці, є вихідними для проведення обчислень. У осередках з формулами відображаються результати обчислень.

Формування електронних таблиць передбачає заповнення, редагування та форматування документа.

При введенні в комірку нового значення перерахунок документа здійснюється автоматично, але може бути встановлений режим ручного перерахунку.

Для електронної таблиці можна встановити режим відображення формул або режим відображення значень.

Запитання та завдання

Ввід данних

Поточна комірка виділена сірою рамкою називається селектор осередків. Переміщення по робочому аркушу здійснюється за допомогою клавіш керування курсором: [стрілки], , , або клацанням мишею на будь-якій іншій комірці.

У комірку можна вводити:

    текст- Текст вирівнюється по лівій межі осередку;

    числа– цифри вирівнюються з правого кордону осередку;

    формули– перший символ формули знак «=», потім йдуть адреси осередків та арифметичні дії.

Підтвердження введенняздійснюється:

    клавішею ;

    клацанням мишею в іншому осередку;

Відмова від введенняздійснюється:

    клавішею ;

    клацанням мишею на кнопці у рядку формул.

Виправлення вмісту комірки

Для виправлення під час заповнення комірки, перш ніж введення тексту буде підтверджено, можна скористатися клавішею . Якщо необхідно виправити вже підтверджений вміст комірки, треба виконати подвійне клацаннямишею на цьому осередку. При цьому в осередку з'явиться миготливий вертикальний штрих. текстовий курсор, який дозволить коригувати дані у осередку.

Видалення вмісту комірки

При необхідності видалення вмісту осередку достатньо встановити селектор осередків на цей осередок і натиснути клавішу .

Форматування даних

Під форматуванням даних у комірці розуміється оформлення вмісту комірки чи блоку осередків у різних режимах.

Основні режими для оформлення робочих листів зібрані у команді Формат – Осередки…У діалозі, що з'явився ряд вкладок для вибору режиму:

Число:

У діалозі праворуч знаходиться список форматів, що містить формати: Числовий; Грошовий; Дата; Текстовийі т.п.

Вирівнювання:

У діалозі знаходиться три групи режимів: Горизонтальне; Вертикальне; Орієнтація. Кожен режим має низку взаємовиключних параметрів. Крім цього, є перемикач Переносити за словами, з його допомогою можна заповнити комірку текстом у кілька рядків, причому всередині однієї комірки.

Шрифт:

У діалозі знаходяться поля з назвою шрифту, накресленням і розміром, а також деякі ефекти.

Рамка:

Спочатку необхідно виділити блок, у якому малюють рамки. У діалозі знаходяться дві групи режимів, що дозволяють вибрати стиль і колір лінії, а також розташування лінії щодо виділеного блоку.

Вигляд:

На цій вкладці вибираємо заливку та візерунок виділених осередків.

Редагування
даних

Вставка та видалення

Для того щоб вставитинову осередок, необхідно виділити комірку, передякою має бути вставлена ​​ще одна, та вибрати команду меню Вставка – Осередки…(Зі зрушенням даних вправо або зі зрушенням вниз).

Якщо потрібно вставити стовпець осередків, то виділити стовпець, передяким повинен бути вставлений новий, та вибрати команду меню Вставка – Стовпецьабо Вставка – Осередки…(Стовпець). При цьому формат осередків вставленого стовпця буде таким самим, як і у осередків виділеного стовпця.

Для вставки рядківвиділяється рядок, вищеякою вставлятиметься нова. Вибрати команду Вставка – Рядкиабо Вставка – Осередки…(Рядок). Відповідно, вставлені рядки переймають формат виділених.

вилучитивесь стовпець, рядок або комірку можна, використовуючи команду меню Правда - Видалити...

Копіювання та переміщення

Переміщення та копіювання базується на використанні Буфер обміну. Копіювання здійснюється за допомогою команд меню - Виправлення – Копіюватиі Вставити. Команда копіювативиділений блок копіює в буфер обміну.Далі
при використанні команди Вставитивміст буфераможе бути скопійовано будь-яке місце документа. Робота команди Вирізатианалогічна роботі команди Копіюватиз тією лише різницею, що команда Вирізативидаляє виділений текст із документа та переносить його в буфер
обміну.На панелі інструментів Стандартназнаходяться три відповідні кнопки.

Аналогічно за допомогою миші можна переміщативміст комірок: покажчик миші на рамці селектора комірок має форму своєї звичайної стрілки. Утримуючи ліву кнопку миші, перетягніть рамку на нове місце. Переміщати можна як вміст однієї комірки, так і вміст блоку осередків. При натиснутій клавіші вміст комірки копіюватиметься.

Копіювання в суміжні осередки

Крім цього, є можливість копіювати в суміжні осередки за допомогою миші: селектор осередків у правому нижньому кутку має потовщення у вигляді квадратика чорного кольору. Вказівник миші на цьому місці набуває вигляду чорного знака плюс. Тепер, утримуючи ліву кнопку миші, перетягніть рамку на суміжні комірки. Тягти рамку можна тільки по горизонталі або по вертикалі.

Завдання 2

Розробити в текстовому процесорі Microsoft Wordділового листа шаблон.

Діловий лист

————————————————————————————————————————————————-



Завдання 3

Розробити в табличному процесорі Microsoft Excel - Зведення про зміни сум вкладів у трьох філіях банку щодня одного тижня.

Таблиця 1 - Зведення про зміни сум вкладів у трьох філіях банку по днях одного тижня

ПІБ дата виконання
Назва банку

Назва вкладу

Процентна ставка

Сума вкладу

Зведення про зміни сум вкладів по днях одного тижня
Банк 1 Пенсійний

8,50%

15000

15003,5

15007

15010,5

15014

15017,5

15021

15024,5

Кубашка

10,25%

15000

15004,2

15008,4

15012,6

15016,9

15021,1

15025,3

15029,5

Агро-Хіт

11,30%

15000

15004,6

15009,3

15013,9

15018,6

15023,2

15027,9

15032,5

Банк 2 Преміум

10,00%

15000

15004,1

15008,2

15012,3

15016,4

15020,6

15024,7

15028,8

Ощадний

7,50%

15000

15003,1

15006,2

15009,2

15012,3

15015,4

15018,5

15021,6

Довірчий

13,75%

15000

15005,7

15011,3

15017

15022,6

15028,3

15033,9

15039,6

Банк 3 Подорож

11,25%

15000

15004,6

15009,2

15013,9

15018,5

15023,1

15027,8

15032,4

Скарбничка

13,00%

15000

15005,3

15010,7

15016

15021,4

15026,7

15032,1

15037,4

Ювілейний

12,00%

15000

15004,9

15009,9

15014,8