Главная > Программы > Подписание эцп word. Не получается подписать документ Microsoft Office


Подписание эцп word. Не получается подписать документ Microsoft Office




Использование электронной подписи (ЭЦП) удобно тем, что ее можно поставить на документе любого формата. Для файлов MO Word существует несколько способов проставления ЭЦП. Они различаются типом необходимого программного обеспечения и техническими возможностями при подписании.

Перед тем как поставить ЭЦП пользователь должен подготовить окончательную версию самого документа, т.к. в дальнейшем его изменение будет невозможно. Пользователю также нужен действующий сертификат квалифицированной ЭЦП и программные средства ЭЦП. К ним относят программы криптографического преобразования данных, при помощи которых формируется ЭЦП.

Как сделать линию для вставки ЭЦП в Word

Перед тем как сделать электронную подпись в ворде нужно провести разделительную линию в том месте, где должна быть ЭЦП. Чтобы добавить строку нужно:

  • кликнуть по любой области на документе;

  • через вкладку «Вставка» выбрать «Таблица»;

  • создать таблицу в 1 ячейку;

  • переместить ячейку в нужное на документе и изменить ее размер;

  • далее нужно через правую кнопку мышки вызвать рабочее меню, где выбрать пункт «Границы и заливка»/«Границы»/«Тип»/«Нет». А в разделе «Стиль» выбрать нужный цвет линии, толщину и тип;
  • в разделе «Образец» нужно кликнуть между маркерами нижнего поля на представленной диаграмме для формирования только нижней границы;
  • затем пользователь нажимает последовательно «Применить» и «Ок».

В завершении процедуры подписываем файл и отправляем по электронной почте адресату.

Как подписать документ

Заверить вордовский документ электронной подписью можно несколькими способами: с использованием или без специального плагина, платной лицензионной программы от КриптоАРМ или онлайн-сервиса.

Без плагина

Если плагин от КриптоПро не установлен, но нужно заверить электронный документ ЭЦП, то пользователь:

  • создает документ и подготавливает его к подписанию;

  • в верхнем углу необходимо выбрать Office, затем нажать «Подготовить»/«Добавить ЭЦП»/«Ок»;

  • затем пользователь выбирает цель подписания документа, а в поле «Тема сертификата» проверяет свои личные данные. Затем нажимает «Подпись».

Документ подписывается ЭЦП, а последующее его изменение делает подпись недействительной.

С плагином КриптоПро

Плагин используется для создания электронной подписи на документах Word. Для разных версий MS Office алгоритм подписания может незначительно различаться. Преимущество способа: при помощи плагина подпись проверяется, а заверенный документ открывается без нарушений даже на ПК, где КриптоПро не установлен.

Как подписать документ ворд электронной подписью с использованием плагина КриптоПро office signature:

  • в подготовленном файле выберите пункт меню «Файл»/«Добавить ЭЦП»;

  • далее выберите сертификат и нажмите «Подписать». Если нужно оставить сообщение о составе подписи или комментарий о цели подписания, то его указывают в соответствующей строке.

Если система не обнаружила ошибок, то после проверки электронной подписи автоматически будет выведено сообщение об успешном завершении процедуры.

При помощи КриптоАРМ

Функциональность программы различается в зависимости от версий, и каждый пользователь может подобрать оптимальный пакет для работы. Сервис позволяет подписывать файлы любого формата и объема, а недостаток - необходимость регулярно продлевать лицензию. Для подписания нужно:

  • открыть программу и через вкладку меню «Файл» выбрать «Подписать; »

  • автоматически откроется инструкция мастера создания ЭЦП, с которой нужно ознакомиться и нажать «Далее»;

  • затем пользователю необходимо выбрать нужный файл и еще раз нажать «Далее»;

  • после этого нужно выбрать подписываемый файл;

  • в окне «Выходной формат» указывают дополнительные требования к подписываемому файлу. Это может быть формат сохранения или место сохранения результата. Если требований нет, то нужно просто нажать «Далее»;

  • затем пользователь выбирает сертификат, при необходимости вводит пароль ключевого контейнера, и снова нажимает «Далее»;

  • в новом окне необходимо проверить данные, необходимые для создания ЭЦП. Если все верно, то нажать «Готово».

Подпись будет сформирована в течение нескольких секунд и при отсутствии ошибок пользователь получит уведомление системы.

При помощи веб-сервисов

Если нет необходимости часто использовать ЭЦП или нужно подписать файл с ПК, на котором не установлен плагин, то можно воспользоваться одним из веб-сервисов (https://crypto.kontur.ru , http://mig24.online/ и т.п.).

Преимущество сервисов в том, что они бесплатны и позволяют как создать, так и проверить ЭЦП, провести шифрование или расшифрование подписи. Сервис позволяет также подписывать как отдельные файлы, так и папки. Из недостатков способа можно отметить то, что подписываемый документ не должен превышать размера в 100 Мб. Все онлайн-сервисы создают только отсоединенную подпись, а большинство из них поддерживаются только OS Windows.

Как подписать документ:

  • зайти на страницу выбранного сервиса и загрузить документ, который нужно подписать;
  • открыть строку подписи и выбрать сертификат;
  • создать файл с электронной подписью. Сразу после нажатия «Подписать» создается папка с исходным документом и дополнительный файл с расширением.sig. Файлы доступны для скачивания на ПК.

В завершение документы можно послать адресату. Сервис предлагает возможность прямой отправки, а адресат получит ссылку на подписанный файл и саму подпись.

Электронные документы (ЭД) в формате Word используются и физическими, и юридическими лицами в ежедневной работе. Чтобы ЭД имел юридическую силу, его подписывают ЭЦП, которую проставляют при помощи специального плагина от КриптоПро, программы КриптоАРМ или даже онлайн-сервиса. Каждый из способов имеет свои плюсы и минусы, но дают клиенту надежность и безопасность при подписании, гарантируют неизменность документа и возможность открыть подписанный файл даже на ПК без специальных программных средств.

Мало кто знает из пользователей о том, что продукты Microsoft Office могут работать с ЭЦП (Электронно-цифровавшая подпись). Данная возможность позволяет подписывать документы Word или Excel в электронном виде и отправлять их по почте. Такой подписанный документ равносилен бумажному варианту с подписью и печатью.

Это значительно упрощает обмен между заинтересованными лицами и организациями. Так как нет необходимости возить бумажные варианты или отправлять их по почте.

Но при использование ЭЦП для подписанию электронных документов очень часто возникают различные проблемы. Они могут появляться из-за проблем с самим офисом. Кстати у меня есть целый раздел посвященный , в нем много статей в которых я описывала различные проблемы и их решения возникающие при работе с Microsoft Office, рекомендую почитать будет очень полезно. Сегодня поговорим о двух наверно самых распространенных из них.

Для работы лучше всегда использовать лицензионное программное обеспечение это касается Microsoft Office и КриптоПро. Если офис стоит достаточно дорого есть методы решения проблемы с . То цена КриптоПро приемлема.

Причин, по которым могут возникать данные ошибки много. В моем случае первая ошибка возникла после первоначальной настройки. Это установка КриптоПро, установки сертификата ЭЦП. И первой попытки подписания документа. Вторая ошибка появилась после перевыпуска сертификата по новому госту 2012. Решение для этих проблем было одно.

Для повышения знаний по работы с электронными ключами рекомендую почитать вот . Из неё вы узнаете как скопировать сертификат из закрытый ключ из реестра на носитель. И здесь я рассказал как решить проблемы с долгим открытием хранилища сертификатов.

Первая ошибка, которая может появиться при попытке подписания документа «Алгоритм шифрования не установлен на этом компьютере».

И вторая «Не удается добавить подпись в документ, если для подписи используется смарт-карта, необходимо убедиться что устройство для чтения смарт-карт установлено правильно».

Две самые распространенные ошибки при работе с ЭЦП в Microsoft Office

И так что же делать если возникли проблемы. Первым делам нужно установить продукт КриптоПро Office Signature. Эта программа позволяет создавать и проверять электронную подпись документов Microsoft Office.

Заходим на сайт скачиваем программу устанавливаем. Если возникнуть трудности с установкой там есть подробная инструкция.

После установки перезапускаем Microsoft Office. Заходим в пункт меню «Файл», в примере я использую Microsoft Office 2016. В данных продуктах есть встроенный механизм работы с ЭЦП. После установки КриптоПро Office Signature должен появиться дополнительный пункт именно от КриптоПро. Если раньше нужно было зайти в пункт «Защита документа» и выбрать там «Добавить цифровую подпись». То сейчас выбираем «Добавить электронную подпись (КриптоПро)» и пробуем подписать.

После проделанных действий документ должен быть успешно подписан. В большинстве случаев программа КриптоПро Office Signature помогала избавиться от этих ошибок. Если у вас все равно не получается подписать документ и возникают различные ошибки пишите в комментариях буду рад помочь.

Для людей, не имеющих опыта работы с электронной цифровой подписью, мы подготовили инструкцию «как подписать документ ». На самом деле это очень простая процедура, которая заключается в паре нажатий на кнопку мыши.

Все владельцы ЭЦП имеют специальные сгенерированные ключи: открытый и закрытый. Все эти ключи зарегистрированы в Удостоверяющем центре и надежно защищены. В первую очередь для того чтобы подписывать документы с помощью своей ЭЦП, вам необходимо подготовить свой ПК, установив на него следующее ПО:

О том, как установить и настроить программное обеспечение вы можете прочесть в отдельной инструкции.

Сам процесс подписи документа зависит от того, в какой программе он создан (т.е. его формат). Для примера рассмотрим самый популярный текстовый редактор MS Word.

Если вы подписываете документы впервые, рекомендуем убедиться, что у вас установлена последняя версия Крипто-ПРО. Сделать это можно открыв программу в Панели управления и перейдя во вкладку «Общее». На момент написания данной инструкции последняя версия Крипто-ПРО 3.9.

Как подписать документ ЭЦП в Word 2003

Открываем нужный документ, переходим:

«Сервис» - «Параметры» - «Безопасность» - вкладка «Цифровые подписи» и «Сертификат» - нажимаем кнопку «ОК ».

Обратите внимание, перед тем как подписывать документ, его нужно сохранить.
Документ возможно подписать только при условии, что ваш сертификат находится в Личных (см. статью по установке сертификата)

Как подписать документ ЭЦП в Word 2007

В 2007 версии редактора используем следующий алгоритм:

Круглая кнопка в левом верхнем углу «Office» – «Подготовить» - «Добавить цифровую подпись» , далее если необходимо прописываем цель подписания документа (необязательно), выбираем соответствующую подпись из списка, нажимаем «Подписать ».

То, что документ имеет цифровую подпись, подтверждает небольшая красная эмблема на нижней панели и соответствующая надпись при наведении на нее курсора. Также после подписания, пропадает возможность редактировать документ, чтобы внести изменения в файл, необходимо удалить подпись.

Как подписать документ ЭЦП в Word 2010

В MS Word 2010 выполняем такие шаги:

«Файл» - «Сведения» - «Добавить цифровую подпись (КРИПТО-ПРО)»

Если последний пункт у вас отсутствует, значит у вас не установлены Crypto Pro и/или КриптоПро Office Signature.

В окне добавления цифровой подписи по аналогии с 7-ой версией Word, указываем цель подписания, выбираем сертификат и наживаем «Подписать »

Как подписать ЭЦП файл PDF

Иногда возникает потребность подписать цифровой подписью файлы в формате.pdf. Делается это также просто как и с другими файлами.

Для подписания документов PDF был разработан программный продукт «Крипто-ПРО PDF». Это специальный модуль для работы с файлами в формате Adobe Reader и Acrobat.

Программный продукт «Крипто-ПРО PDF» разработан с интерфейсом Adobe System Inc, что позволяет использовать Adobe Acrobat, Reader и LiveCycle ES для подписания pdf файлов электронной цифровой подписью прямо в программе по аналогии с MS Word.

Впервые, за долгие годы мне пришлось использовать в своей текстовой работе в Ворде цифровую подпись. Если бы не срочная надобность, я бы никогда не узнал о наличии такой возможности. Microsoft Word использую примерно 10 лет и никогда не сталкивался с ЭЦП (электронная цифровая подпись). Пришлось проходиться по всем опциям документа. После 15 минут поиска я нашел функцию, чтобы сделать подпись в Ворде. Теперь поделюсь и с вами.

Поставить цифровую подпись в Word можно в любом месте документа. Для этого нужно активировать необходимую зону курсором мыши, и после этого переходить к выполнению ниже указанных мною действий.


Способ 2. Как вставить подпись в документе Ворд


Более наглядно этот процесс показан в этом видеоролике:

Делаем подпись в Microsoft Word 2010

  1. Теперь, что касается Microsoft Office
  2. Выбираем опцию «Файл», затем жмем на «Сведения».
  3. Отмечаем вкладку «Добавить цифровую подпись».
  4. После этого нужно выбрать сертификат подписи и подтвердить свой выбор.
  5. Все, подпись появиться на документе Ворд 2010.

Есть и второй вариант сделать подпись в Word 2010

  1. Переходим во вкладку «Вставка», затем в панели быстрого доступа выбираем значок «Строка подписи Microsoft Office».
  2. Поле чего, откроется окно настройки подписи. В него необходимо ввести свои инициалы, должность и адрес электронной почты.
  3. Далее жмем «Ok» и ЭЦП появляется на документе.

Подробно рассмотреть этот процесс вы можете в этом видеоролике.

Подпись — это то, что может обеспечить неповторимый вид любому текстовому документу, будь то деловая документация или художественный рассказ. Среди богатого функционала программы Microsoft Word возможность вставки подписи тоже имеется, причем, последняя может быть как рукописной, так и печатной.

В этой статье мы расскажем обо всех возможных методах поставить подпись в Word, а также о том, как подготовить для нее специально отведенное место в документе.

Для того, чтобы добавить в документ рукописную подпись, сначала ее необходимо создать. Для этого вам понадобится белый лист бумаги, ручка и сканер, подключенный к компьютеру и настроенный.

Вставка рукописной подписи

1. Возьмите ручку и распишитесь на листе бумаги.

2. Отсканируйте страницу со своей подписью с помощью сканера и сохраните ее на компьютер в одном из распространенных графических форматов (JPG, BMP, PNG).

Примечание: Если у вас возникают сложности с использованием сканера, обратитесь к прилагаемому к нему руководству или посетите веб-сайт производителя, где тоже можно найти детальные инструкции по настройке и использованию оборудования.

    Совет: Если у вас нет сканера, заменить его может и камера смартфона или планшета, но в данном случае, возможно, придется хорошенько постараться над тем, чтобы страница с подписью на фото была белоснежной и не выделялась в сравнении со страницей электронного документа Ворд.

3. Добавьте изображение с подписью в документ. Если вы не знаете, как это сделать, воспользуйтесь нашей инструкцией.

4. Вероятнее всего, отсканированное изображение необходимо обрезать, оставив на нем только ту область, в которой располагается подпись. Также, вы можете изменить размер изображения. Наша инструкция вам в этом поможет.

5. Переместите отсканированное, обрезанное и приведенное к необходимым размерам изображение с подписью в нужное место документа.

Если вам необходимо добавить к рукописной подписи машинописный текст, прочтите следующий раздел данной статьи.

Добавление текста к подписи

Довольно часто в документах, в которых необходимо поставить подпись, помимо самой подписи, нужно указать должность, контактные данные или какую-либо другую информацию. Для этого необходимо сохранить текстовые сведения вместе с отсканированной подписью в качестве автотекста.

1. Под вставленным изображением или слева от него введите нужный текст.

2. Используя мышку, выделите введенный текст вместе с изображением подписи.

3. Перейдите во вкладку “Вставка” и нажмите кнопку “Экспресс-блоки” , расположенную в группе “Текст” .

5. В открывшемся диалоговом окне введите необходимую информацию:

  • Коллекция — выберите пункт “Автотекст” .
  • Остальные пункты оставьте без изменений.

6. Нажмите “ОК”

7. Созданная вами рукописная подпись с сопровождающим текстом будет сохранена в качестве автотекста, готового для дальнейшего использования и вставки в документ.

Вставка рукописной подписи с машинописным текстом

Для вставки созданной вами рукописной подписи с текстом, необходимо открыть и добавить в документ сохраненный вами экспресс-блок “Автотекст” .

1. Кликните в том месте документа, где должна находиться подпись, и перейдите во вкладку “Вставка” .

2. Нажмите кнопку “Экспресс-блоки” .

3. В выпадающем меню выберите пункт “Автотекст” .

4. Выберите в появившемся списке нужный блок и вставьте его в документ.

5. Рукописная подпись с сопровождающим текстом появится в указанном вами месте документа.

Вставка строки для подписи

Помимо рукописной подписи в документ Microsoft Word можно также добавить и строку для подписи. Последнее можно сделать несколькими способами, каждый из которых будет оптимальным для конкретной ситуации.

Примечание: Метод создания строки для подписи зависит еще и от того, будет ли документ выводиться на печать или нет.

Добавление строки для подписи путем подчеркивания пробелов в обычном документе

Ранее мы писали о том, как в Ворде подчеркнуть текст и, помимо самих букв и слов, программа позволяет также подчеркивать и пробелы между ними. Непосредственно для создания строки подписи нам понадобится подчеркнуть только пробелы.

Для упрощения и ускорения решения задача вместо пробелов лучше использовать знаки табуляции.

2. Нажмите клавишу “TAB” один или более раз, в зависимости от того, какой длины строка для подписи вам нужна.

3. Включите режим отображения непечатаемых знаков, нажав на кнопку со знаком “пи” в группе “Абзац” , вкладка “Главная” .

4. Выделите знак или знаки табуляции, которые нужно подчеркнуть. Они будут отображаться в виде небольших стрелок.

5. Выполните необходимое действие:


6. На месте установленных вами пробелов (знаков табуляции) появится горизонтальная линия — строка для подписи.

7. Отключите режим отображения непечатаемых знаков.

Добавление строки для подписи путем подчеркивания пробелов в веб-документе

Если вам необходимо создать строку для подписи посредством подчеркивания не в документе, готовящемся к печати, а в веб-форме или веб-документе, для этого необходимо добавить ячейку таблицы, в которой видимой будет только нижняя граница. Именно она и будет выступать в качестве строки для подписи.

В данном случае при вводе текста в документ, добавленная вами линия подчеркивания будет оставаться на своем месте. Линия, добавленная таким образом, может сопровождаться вводным текстом, к примеру, “Дата” , “Подпись” .

Вставка линии

1. Кликните в том месте документа, где нужно добавить строку для подписи.

2. Во вкладке “Вставка” нажмите кнопку “Таблица” .

3. Создайте таблицу размером в одну ячейку.

4. Переместите добавленную ячейку в нужное место документа и измените ее размер в соответствии с необходимым размером создаваемой строки для подписи.

5. Кликните правой кнопкой мышки по таблице и выберите пункт “Границы и заливка” .

6. В открывшемся окне перейдите во вкладку “Граница” .

7. В разделе “Тип” выберите пункт “Нет” .

8. В разделе “Стиль” выберите необходимый цвет линии строки для подписи, ее тип, толщину.

9. В разделе “Образец” кликните между маркерами отображения нижнего поля на диаграмме, чтобы отобразить только нижнюю границу.

Примечание: Тип границы изменится на “Другая” , вместо ранее выбранного “Нет” .

10. В разделе “Применить к” выберите параметр “Таблица” .

11. Нажмите “ОК” для закрытия окна.

Примечание: Для отображения таблицы без серых линий, которые не будут выведены на бумагу при печати документа, во вкладке “Макет” (раздел “Работа с таблицами” ) выберите параметр “Отобразить сетку” , который расположен в разделе “Таблица” .

Вставка линии с сопровождающим текстом для строки подписи

Этот метод рекомендован для тех случаев, когда вам нужно не только добавить строку для подписи, но и указать возле нее пояснительный текст. Таким текстом может быть слово “Подпись”, “Дата”, “ФИО”, занимаемая должность и многое другое. Важно, чтобы этот текст и сама подпись вместе со строкой для нее, находились на одном уровне.

1. Кликните в том месте документа, где должна находиться строка для подписи.

2. Во вкладке “Вставка” нажмите на кнопку “Таблица” .

3. Добавьте таблицу размером 2 х 1 (два столбца, одна строка).

4. Измените местоположение таблицы, если это необходимо. Измените ее размер, потянув за маркер в правом нижнем углу. Отрегулируйте размер первой ячейки (для пояснительного текста) и второй (строка подписи).

5. Кликните правой кнопкой мышки по таблице, выберите в контекстном меню пункт “Границы и заливка” .

6. В открывшемся диалоговом окне перейдите во вкладку “Граница” .

7.В разделе “Тип” выберите параметр “Нет” .

8. В разделе “Применить к” выберите “Таблица” .

9. Нажмите “ОК” для закрытия диалогового окна.

10. Кликните правой кнопкой в том месте таблицы, где должна находиться строка для подписи, то есть, во второй ячейке, и снова выберите пункт “Границы и заливка” .

11. Перейдите во вкладку “Граница” .

12. В разделе “Стиль” выберите подходящий тип линии, цвет и толщину.

13. В разделе “Образец” кликните по маркеру, на котором отображено нижнее поле, чтобы сделать видимой только нижнюю границу таблицы — это и будет строка для подписи.

14. В разделе “Применить к” выберите параметр “Ячейка” . Нажмите “ОК” для закрытия окна.

15. Введите необходимый поясняющий текст в первой ячейке таблицы (ее границы, в том числе и нижняя линия, не будут отображаться).

Примечание: Серая пунктирная граница, обрамляющая ячейки созданной вами таблицы, на печать не выводится. Чтобы скрыть ее или, наоборот, отобразить, если она скрыта, нажмите на кнопку “Границы” , расположенную в группе “Абзац” (вкладка “Главная” ) и выберите параметр “Отобразить сетку” .

Вот, собственно, и все, теперь вы знаете обо всех возможных методах поставить подпись в документе Microsoft Word. Это может быть как рукописная подпись, так и строка для добавления подписи вручную на уже распечатанном документе. В обоих случаях подпись или место для подписи могут сопровождаться пояснительным текстом, о способах добавления которого мы вам тоже рассказали.