Главная > Пылесосы > Изменение содержимого ячейки. Особенности ввода данных и их редактирование Для редактирования данных внесенных в ячейку можно


Изменение содержимого ячейки. Особенности ввода данных и их редактирование Для редактирования данных внесенных в ячейку можно




1. Ввод данных в ячейки Excel

Данные всегда вводятся в активную ячейку, на которой находится черная рамка. При первом запуске программы Excel по умолчанию активна ячейка А1. Чтобы активировать другую ячейку, необходимо поместить на нее рамку выделения. Это можно сделать левым щелчком мыши или перемещением рамки к нужной ячейке с помощью клавиш управления курсором .

Выбрав ячейку, нужно набирать в ней текст, число или формулу.

Числовые значения могут содержать цифры от0 до9 , а также спецсимволы:+ – Е е ()., $% /

Для ввода числового значения в ячейку необходимо выделить нужную ячейку и ввести с клавиатуры необходимую комбинацию цифр. Вводимые цифры отображаются как в ячейке, так и в строке формул. По завершению ввода необходимо нажать клавишу Enter. После этого число будет записано в ячейку. По умолчанию после нажатия Enter активной становится ячейка, расположенная на строку ниже, но командой «Сервис» – «Параметры» можно на вкладке «Правка» установить необходимое направление перехода к следующей ячейке после ввода, либо вообще исключить переход. Если после ввода числа нажать какую-либо из клавиш перемещения по ячейкам (Tab, Shift+Tab…), то число будет зафиксировано в ячейке, а фокус ввода перейдет на соседнюю ячейку .

Особенности ввода числовых значений, использующих спецсимволы, следующие.

1. Если надо ввести отрицательное число, то перед числом необходимо поставить знак «–» (минус).

2. Символ Е или е используется для представления числа в экспоненциальном виде. Например, 5е3 означает 5*1000, т.е. 5000.

3. Числа, заключенные в скобки интерпретируются как отрицательные, даже если перед числом нет знака минуса. Т.е. (40) – для Excel означает -40.

4. При вводе больших чисел для удобства представления между группами разрядов можно вводить пробел (23 456,00). В этом случае в строке формул пробел отображаться не будет, а в самой ячейке число будет с пробелом.

5. Для ввода денежного формата используется знак доллара ($).

6. Для ввода процентного формата используется знак процента (%).

7. Для ввода даты и дробных значений используется знак косой черты (/). Если Excel может интерпретировать значение как дату, например 1/01, то в ячейке будет представлена дата – 1 января. Если надо представить подобное число как дробь, то надо перед дробью ввести ноль – 0 1/01. Дробью также будет представлено число, которое не может быть интерпретировано как дата, например 88/32 .

Иногда возникает необходимость ввода длинных чисел. При этом для его отображения в строке формул используется экспоненциальное представление не более чем с 15 значащими цифрами. Точность значения выбирается такой, чтобы число можно было отобразить в ячейке .

В этом случае значение в ячейке называетсявводимымилиотображаемымзначением.

Значение в строке формул называетсяхранимымзначением.

Количество вводимых цифр зависит от ширины столбца. Если ширина недостаточна, то Excel либо округляет значение, либо выводит символы ###. В этом случае можно попробовать увеличить размер ячейки .

При вводе десятичных дробей нужно использовать запятую. Числа, содержащие точку, дефис или слэш Excel воспринимает как даты. Так, если вы наберать в ячейке 1.5, 1/5 или 1–5, система распознает эту запись как первое мая текущего года, трансформировав ее в 01.май. Полную дату (в формате число. месяц. год – 01.05.2007) можно увидеть в строке формул, выделив ячейку .

Если надо ввести дату, содержащую другой год, нужно наберать последовательно через точку, дефис или слэш число, месяц и год, например, 7.8.99, 25/6/0, или 12–12–4. В результате Excel поместит в ячейки даты 07.08.1999, 25.06.2000 и 12.12.2004. Двоеточие используется для ввода времени. Так, если вы набирать в ячейке 19:15, Excel распознает эту запись как время 19:15:00. Чтобы завершить ввод и переместиться к следующей нижней ячейке, нужно нажимать клавишу Enter или же использовать мышь или клавиши управления курсором для перехода к другим ячейкам.

Если ширина вводимого текста превышает ширину ячейки, он будет накладываться на пустые ячейки справа, но не заполнять их. Если же в ячейках, находящихся справа, имеются данные, то набираемый текст не будет перекрываться с ними. При удалении с ячейки рамки выделения текст будет «обрезан» по ширине, но увидеть его полностью можно в строке формул, выполнив на ячейке щелчок. Однако существует простой способ избавиться от наложения, изменив ширину столбца с «неблагополучной» ячейкой. Для этого нужно навести указатель мыши на правую границу заголовка столбца и, когда он примет вид

, выполните щелчок и протащите границу вправо до тех пор, пока не отобразится весь текст. Для задания точной ширины столбца необходимо следить за значением на всплывающей подсказке при перетаскивании границы. Еще более простой способ задать нужную ширину – выполнить на границе заголовка столбца двойной щелчок .

Визуализировать текст, не умещающийся по ширине ячейки, можно и другим способом – переносом по словам за счет увеличения высоты строки. Для этого нужно выделить щелчком проблемную ячейку и на вкладке Главная в группе Выравнивание нажмите кнопку Перенос текста

. При этом высота строки, в которой находится ячейка, будет увеличена так, чтобы ее скрытое содержимое отобразилось полностью. Для переноса текста, по словам высоту ячейки можно менять и вручную протаскиванием за границу заголовка, как и в случае столбца .

Для ввода простых формул, содержащих только арифметические знаки (+, –, *, /), нужно выполнить следующие действия:

1. Выделить щелчком ячейку, в которую нужно поместить формулу.

2. Ввести знак равенства = (это нужно делать всегда при наборе формул).

3. Далее нужно ввести адреса ячеек, значения которых будут принимать участие в расчете. Чтобы сделать это, нужно выполнить щелчок на первой из них. При этом ячейка будет выделена бегущей рамкой, а ее адрес появится в ячейке ввода (рис. 1, слева).

4. После этого наберите с клавиатуры арифметический знак и щелчком выделить вторую ячейку для вставки ее адреса (рис. 4, справа) или же набирать адрес с клавиатуры, переключившись на английскую раскладку. Далее Нажать Enter для завершения ввода. В результате в ячейки отобразится результат вычисления.

5. Есть возможность комбинировать в одной формуле несколько арифметических операций. При необходимости можно использовать скобки, как и в случае стандартной записи математических выражений. Так, например, если нужно сложить значения двух ячеек, а затем результат поделить на число, находящееся в третьей ячейке, в виде формулы это будет выглядеть следующим образом: =(В2+С2)/D2. При вводе формулы адреса ячеек необходимо указывать щелчками или набирать вручную .

Рис. 1 – Ввод простейшей формулы

2. Редактирование данных в ячейке

Редактирование данных в ячейке проводится следующим образом. Чтобы удалить все содержимое ячейки, выделить ее щелчком и нажмите клавишу. Если нужно набрать в заполненной ячейке новые данные, предыдущие удалять необязательно. Просто выделить ее и начать ввод. Старые данные будут автоматически заменены .

Если ячейка содержит большой текстовый фрагмент или сложную формулу, то для внесения изменений удалять их полностью нерационально. Следует выполнить на ячейке двойной щелчок, установить щелчком курсор в нужное место для редактирования, внести необходимые изменения и нажать Enter.

Если нужно отказаться от редактирования ячейки, но редактирование уже началось, просто нажать клавишу Esc. При этом в ячейке будут восстановлены исходные данные. Для отмены уже совершенного действия используйте стандартное сочетание клавиш+Z или кнопку Отменить на Панели быстрого доступа .

При изменении значений в ячейках, на которые ссылается формула, результат вычислений в ячейке, содержащей формулу, будет автоматически пересчитан.

3. Автозавершение и автозаполнение ячеек

Часто при заполнении таблицы приходится набирать один и тот же текст. Имеющаяся в Excel функция автозавершения помогает значительно ускорить этот процесс. Если система определит, что набираемая часть текста совпадает с тем, что был введен ранее в другой ячейке, она подставит недостающую часть и выделит ее черным цветом (рис. 2). Можно согласиться с предложением и перейти к заполнению следующей ячейки, нажав, или же продолжить набирать нужный текст, не обращая внимания на выделение (при совпадении первых нескольких букв) .

Рис. 2 – Автозавершение при вводе текста

Механизм автозаполнения удобно применять в тех случаях, когда в ячейки требуется ввести какую-либо последовательность данных. Предположим, необходимо заполнить строку или столбец последовательностью чисел, каждое из которых больше (или меньше) предыдущего на определенную величину. Чтобы не заниматься этим вручную, можно выполнить следующие действия :

1. Необходимо набрать в двух соседних ячейках первые два значения из ряда чисел, чтобы Excel мог определить их разность.

2. Выделить обе ячейки.

3. Навести указатель мыши на маркер, который находится в нижнем правом углу рамки выделения. При этом он примет вид черного плюса.

4. Выполнить щелчок и, удерживая нажатой кнопку мыши, протянуть рамку до появления на всплывающей подсказке возле указателя мыши конечного значения, которое будет помещено в последнюю ячейку ряда. Протаскивать рамку можно в любом направлении.

5. Отпустить кнопку мыши, чтобы диапазон охваченных ячеек заполнился.

Функция автозаполнения очень полезна при копировании формулы в ряд ячеек. Благодаря функции автозаполнения ввести формулы в ячейки можно за несколько секунд. Нужно набрать только первую формулу, а затем протаскиванием рамки за нижний маркер скопировать ее на весь ряд .

Типы данных

Excel позволяет вводить в ячейки три типа данных: числа, текст, формулы. Текст может использоваться для заголовков таблиц, объяснения или пометок на рабочем листе. Если Excel не распознает тип данных как числовой или как формулу, то данные воспринимаются как текст.

Числа используются для представления цифровой информации и могут быть введены в различных форматах: общем, денежном, финансовом, процентном и т. д. Дата и время могут также рассматриваться как числа.

Формулы, введенные в ячейку, производят вычисления, управляют работой базы данных, проверяют свойства и значения ячеек и используются для задания связи между ячейками и массивами с помощью адресных ссылок.

Любая формула начинается со знака (= ). Если в ячейку введена формула, то по умолчанию ячейка будет показывать результат расчета.

Ввод данных в ячейку

Данные набираются непосредственно в активной ячейке, при этом они отображаются в строке формул. Также данные могут набираться и в строке формул.

Ввод данных

  1. Щелкните по ячейке.
  2. Введите данные, например "Отчет за 2001 год".
  3. Нажмите клавишу Enter .
  4. Для отмены ввода нажмите Esc .

При вводе в строке формул щелкните кнопку Enter - √ для подтверждения, а для отмены ввода нажмите кнопку Отмена - × .

Нажатие клавиш перемещения курсора или щелчок по другой ячейке Сбудет всегда приводить к сохранению набранных данных в активной ячейке перед перемещением к следующей.

Текст, ширина которого слишком велика, чтобы вместиться в текущую ячейку, будет зрительно накладываться на соседние ячейки, хотя фактически он будет содержаться в одной ячейке. Excel ограничивает текст или формулы в ячейке длиной в 255 символов.

Числа, которые слишком велики, чтобы быть показанными внутри текущей ячейки, будут отображаться как последовательность символов # # # # . Чтобы показать числовое значение в ячейке, надо увеличить ширину столбца (см. раздел "Форматирование ячеек").

Удалить содержимое ячейки можно с помощью клавиши Delete .

Выделение ячеек

Множество операций, таких, как вставка строк или столбцов, удаление, копирование или перемещение ячеек, требует выделения одной или нескольких ячеек перед началом операции.

Область выделения может быть как отдельной ячейкой, так и занимать целую рабочую книгу. Активная ячейка всегда является частью выделенной области. Область выделения должна быть прямоугольной и может быть определена как:

  • одна или несколько ячеек;
  • один или несколько столбцов;
  • одна или несколько строк;
  • один или несколько рабочих листов.

Табл. 17 иллюстрирует некоторые из возможных комбинаций.

Таблица 17 . Обозначения областей таблицы.

Ввод данных

Текущая ячейка выделена серой рамкой называется селектор ячеек. Перемещение по рабочему листу осуществляется с помощью клавиш управления курсором: [стрелки] , , , либо щелчком мышью на любой другой ячейке.

В ячейку можно вводить:

    текст – текст выравнивается по левой границе ячейки;

    числа – цифры выравниваются по правой границе ячейки;

    формулы – первый символ формулы знак «=», затем следуют адреса ячеек и арифметические действия.

Подтверждение ввода осуществляется:

    клавишей ;

    щелчком мышью в другой ячейке;

Отказ от ввода осуществляется:

    клавишей ;

    щелчком мышью на кнопке в строке формул.

Исправление содержимого ячейки

Для исправления во время заполнения ячейки, до того как ввод текста будет подтвержден, возможно воспользоваться клавишей . Если необходимо исправить уже подтвержденное содержимое ячейки, то надо выполнить двойной щелчок мышью на этой ячейки. При этом в ячейке появится мигающий вертикальный штрих – текстовый курсор , который позволит корректировать данные в ячейке.

Удаление содержимого ячейки

При необходимости удаления содержимого ячейки достаточно установить селектор ячеек на эту ячейку и нажать клавишу .

Форматирование данных

Под форматированием данных в ячейке понимается оформление содержимого ячейки или блока ячеек в различных режимах.

Основные режимы для оформления рабочих листов собраны в команде Формат – Ячейки… В появившемся диалоге находится ряд вкладок для выбора режима:

Число:

В диалоге справа находится список форматов, содержащий форматы: Числовой; Денежный; Дата; Текстовый и т.п.

Выравнивание:

В появившемся диалоге находится три группы режимов: Горизонтальное; Вертикальное; Ориентация . Каждый режим имеет ряд взаимоисключающих параметров. Кроме этого, имеется переключатель Переносить по словам , с его помощью можно заполнить ячейку текстом в несколько строк, причем внутри одной ячейки.

Шрифт:

В появившемся диалоге находятся поля с названием шрифта, начертанием и размером, а также некоторые эффекты.

Рамка:

Для начала необходимо выделить блок, в котором рисуют рамки. В диалоге находятся две группы режимов, позволяющих выбрать стиль и цвет линии, а также местоположение линии относительно выделенного блока.

Вид:

На этой вкладке выбираем заливку и узор выделенных ячеек.

Редактирование
данных

Вставка и удаление

Для того чтобы вставить новую ячейку , необходимо выделить ячейку, перед которой должна быть вставлена еще одна, и выбрать команду меню Вставка – Ячейки… (со сдвигом данных вправо или со сдвигом вниз).

Если необходимо вставить столбец ячеек, то выделить столбец, перед которым должен быть вставлен новый, и выбрать команду меню Вставка – Столбец или Вставка – Ячейки… (столбец). При этом формат ячеек вставленного столбца будет таким же, как и у ячеек выделенного столбца.

Для вставки строк выделяется строка, выше которой будет вставляться новая. Выбрать команду Вставка – Строки или Вставка – Ячейки… (строка). Соответственно вставленные строки перенимают формат выделенных.

Удалить весь столбец, строку или ячейку можно, используя команду меню Правда – Удалить…

Копирование и перемещение

Перемещение и копирование основано на использовании Буфера обмена . Копирование производится при помощи команд меню – Правка – Копировать и Вставить . Команда копировать выделенный блок копирует в буфер обмена. Далее
при использовании команды Вставить содержимое буфера может быть скопировано в любое место документа. Работа команды Вырезать аналогична работе команды Копировать с той лишь разницей, что команда Вырезать удаляет выделенный текст из документа и переносит его в буфер
обмена. На панели инструментов Стандартная находятся три соответствующие кнопки.

Аналогично с помощью мыши можно перемещать содержимое ячеек: указатель мыши на рамке селектора ячеек имеет форму своей обычной стрелки. Удерживая левую кнопку мыши, перетащить рамку на новое место. Перемещать можно как содержимое одной ячейки, так и содержимое блока ячеек. При нажатой клавише содержимое ячейки будет копироваться.

Копирование в смежные ячейки

Кроме этого, есть возможность копировать в смежные ячейки с помощью мыши: селектор ячеек в нижнем правом углу имеет утолщение в виде квадратика черного цвета. Указатель мыши на этом месте принимает вид черного знака плюс. Теперь, удерживая левую кнопку мыши, перетащить рамку на смежные ячейки. Тащить рамку можно только по горизонтали или по вертикали.

Задание 2

Разработать в текстовом процессоре Microsoft Word шаблон делового письма.

Деловое письмо

————————————————————————————————————————————————-



Задание 3

Разработать в табличном процессоре Microsoft Excel – Сводку об изменениях сумм вкладов в трех филиалах банка по дням одной недели.

Таблица 1 – Сводка об изменениях сумм вкладов в трех филиалах банка по дням одной недели

ФИО дата выполнения
Название банка

Название вклада

Процентная ставка

Сумма вклада

Сводка об изменениях сумм вкладов по дням одной недели
Банк 1 Пенсионный

8,50%

15000

15003,5

15007

15010,5

15014

15017,5

15021

15024,5

Кубышка

10,25%

15000

15004,2

15008,4

15012,6

15016,9

15021,1

15025,3

15029,5

Агро-Хит

11,30%

15000

15004,6

15009,3

15013,9

15018,6

15023,2

15027,9

15032,5

Банк 2 Премиум

10,00%

15000

15004,1

15008,2

15012,3

15016,4

15020,6

15024,7

15028,8

Сберегательный

7,50%

15000

15003,1

15006,2

15009,2

15012,3

15015,4

15018,5

15021,6

Доверительный

13,75%

15000

15005,7

15011,3

15017

15022,6

15028,3

15033,9

15039,6

Банк 3 Путешествие

11,25%

15000

15004,6

15009,2

15013,9

15018,5

15023,1

15027,8

15032,4

Копилка

13,00%

15000

15005,3

15010,7

15016

15021,4

15026,7

15032,1

15037,4

Юбилейный

12,00%

15000

15004,9

15009,9

15014,8

Введение


Для пользователя Windows наибольший интерес представляют «мощные» приложения, которые в последнее время стали чрезвычайно популярны. К их числу относятся, прежде всего, текстовый процессор MS Word, табличный процессор MS Excel, СУБД MS Access. Популярность этих программ особенно возросла с начавшимся в 1994 г. распространением русифицированной версии пакета MS Office.

Одной из самых оригинальных идей в области компьютерных информационных технологий стала идея электронной таблицы. Многие фирмы - разработчики программного обеспечения для персональных компьютеров создали свои версии табличных процессоров. Изних наибольшую известность приобрели Lotus 1-2-3 фирмы Lotus Development, SuperCalc фирмы Computer Associates, Multiplan фирмы Microsoft. Одним из лидеров в ряду электронных таблиц сегодня является табличный процессор MS Excel.


1. Ввод и редактирование данных


Можно вводить текст, числа или формулы в любую ячейку рабочего листа. Для этого выделяю ячейку и набираю с клавиатуры то, что нужно. Например, заголовки могут быть такими: « Составил», «Дата» и так далее. (См. рис. 1)


Рис. 1 (пример заголовков)


Заголовки в рабочих листах делают понятным содержание документа и облегчают его использование.

Все, что набирается на клавиатуре, появляется в текущей ячейке, и в строке формул. (См. рис. 2) Внести набранный текст в текущую ячейку можно, нажав клавишу ENTER или щелкнув мышью на другой ячейке. Отменить ввод данных можно клавишей ESC.


Рис. 2 (отображение данных в ячейке и в строке формул)


.1 Редактирование данных в ячейке


Данные можно редактировать несколькими способами:

Выделяю ячейку и, щелкнув на строке формул, редактирую данные в строке формул или редактирую данные прямо в ячейке.

Для редактирования данных в ячейке дважды щелкаю на ней, а затем, помещаю текстовый курсор на место, куда вношу изменения. Можете внести новую информацию или внести изменения.

Также можно, выделив ячейку нажать F2.


1.2 Копирование и вставка содержимого ячеек


Команды «Копировать» и «Вставить» из меню «Правка» можно использовать для копирования содержимого и форматов выделенных ячеек в другую область рабочего листа с сохранением содержимого исходных ячеек. Команда «Копировать» обозначает копируемый диапазон подвижной рамкой. После указания области вставки команда «Вставить» помещает в нее копии ячеек. (См. рис. 3)


Рис. 3 (пример копирования данных)


Вместо выбора команды «Вставить» можно воспользоваться клавишей «Enter», но в этом случае можно вставить только одну копию. Нажатие «Enter» после выбора команды «Копировать» вставляет одну копию и затем удаляет копируемые ячейки из буфера обмена. Команда «Вставить» вставляет из копируемых ячеек все значения, форматы и примечания.


.3 Перемещение и копирование с помощью мыши


Чтобы быстро переместить ячейку или диапазон ячеек на новое место достаточно ее выделить и перетащить. Например:

-Создаю новый документ («Файл» - «Создать»);

-Перехожу на «Лист 1»;

-В ячейку «А1» ввожу месяц, а в ячейку «А2»день недели;

-Выделяю ячейки «А1», «А2»;

-Устанавливаю указатель мыши на рамке, которая окружает ячейки «А1», «А2». Когда появляется указатель в виде стрелки, щелкаю на рамке и перетаскиваю ее к столбцу «С». Когда серая рамка окажется над ячейками «С1», «С2», отпускаю кнопку мыши.

С помощью перетаскивания маркера заполнения ячейки, можно копировать ее в другие ячейки той же строки или того же столбца.

Маркер заполнения - этонебольшой черный квадрат в углу выделенного диапазона. Попав на маркер заполнения, указатель принимает вид черного креста.

Чтобы скопировать содержимое выделенного диапазона в соседние ячейки, нажимаю левую кнопку мыши, и перемещаю мышь в нужном направлении.

-Устанавливаю указатель мыши в правый нижний угол обрамления ячейки «В1»;

-Выделяю ячейку «В1», содержащую данные, которые необходимо скопировать;

Перетаскиваю маркер заполнения через заполняемые ячейки к ячейке «В5». (См. рис. 4)


Рис. 4 (копирование данных с помощью маркера заполнения)


1.4 Вставка и удаление ячеек, столбцов и строк. Удаление ячеек, столбцов и строк


Удаление ячеек, столбцов и строк

Для удаления ячеек из рабочего листа можно использовать команду «Удалить». В отличие от команды «Очистить», которая очищает форматы, содержимое или примечание в ячейке, но сами ячейки оставляет на своем месте, команда «Удалить» удаляет выделенную ячейку или диапазон из листа. Команда «Очистить» работает подобно ластику, а команда «Удалить» - как ножницы.

-Выделяю столбец «С»(щелкнув на заголовке столбца), который следует удалить;

-В меню «Правка» выбираю команду «Удалить».

Удаляю необходимые данные. (См. рис. 5)


Рис. 5 (Использование команды «Удалить ячейки»)


Вставка ячеек, столбцов и строк

Команды из меню «Вставка» можно использовать для добавления ячеек, столбцов и строк в рабочем листе.

-Выделяю столбец «В» (щелкнув на заголовке столбца);

-Выбираю команду «Столбцы» в меню «Вставка». Содержимое столбца «В» переместится в столбец «С», оставляя вставленный столбец «В» пустым и готовым для ввода новой информации. (См. рис. 6 (а, б))


Рис. 6 (а) (Использование команды «Вставить столбцы»)


Рис. 6 (б) (Использование команды «Вставить столбцы»)


-Выделяю строку «3», над которой хочу вставить новую;

-Выбираю в меню «Вставка» команду «Строки». (См. рис. 7 (а, б))

Рис. 7 (а) (Использование команды «Вставить строки»)


Рис. 7 (б) (Использование команды «Вставить строки»)


-Выделяю диапазон ячеек «А2:В8»;

-Выбираю в меню «Вставка» команду «Ячейки».

В появившемся диалоговом окне «Добавление ячеек» устанавливаю флажок на команде «ячейки, со сдвигом вправо». Нажимаю на копку «ОК».
(См. рис. 8 (а, б))

Рис. 8 (а)Рис. 8 (б)

Рис. 8 (а, б) (Использование команды «Вставка ячеек»)


.5 Создание списков и рядов при помощи Автозаполнения. Заполнение и создание рядов с помощью мыши


С помощью перетаскивания «маркера заполнения» ячейки, можно копировать ее в другие ячейки той же строки или того же столбца. Если ячейка содержит число, дату или период времени, который может являться частью ряда, то при копировании происходит приращение ее значения.

Маркер заполнения - этонебольшой черный квадрат в углу выделенного диапазона. Попав на маркер заполнения, указатель принимает вид черного креста. (См. рис. 9)


Рис. 9 (Маркер заполнения)


Чтобы скопировать содержимое выделенного диапазона в соседние ячейки или заполнить их подобными данными (например, днями недели), зажимаю левую кнопку мыши и перемещаю мышь в нужном направлении.

Представляю несколько примеров рядов, созданных с использованием маркера заполнения на основе различных выделенных значений. Значения в столбце «А» ввел, а значения справа от столбца «А» получил с помощью автозаполнения с использованием маркера заполнения. Пример 1:

-Создаю новый файл;

-На «Листе 1», в ячейку «А1»ввожу данные - «01.01.01»;

-Выделяю ячейку, содержащую данные, которые необходимо скопировать;

-Перетаскиваю маркер заполнения через заполняемые ячейки к ячейке «Н 1».(См. рис. 10)


Рис. 10 (Копирование данных с помощью маркера заполнения)


Столбцы «А»и «В» содержат значения с разными интервалами, а столбцы от «С» до «Н»показывают, как автозаполнение может экстраполировать ряд, основываясь на выделенном интервале, даже тогда, когда ячейки содержат одновременно текст и числа.

-Создаю новый файл;

-В ячейку «А1»ввожу «19:00», а в ячейку «В1» ввожу «19:30»;

-Выделяю ячейки «А1», «В1», содержащие данные, которые необходимо скопировать;

-Перетаскиваю маркер заполнения через заполняемые ячейки к ячейке «Н1».


Рис. 11 (Заполнение ячеек с помощью маркера заполнения)


При создании рядов я перетаскивал маркер заполнения вправо и значения возрастали. Но можно перетаскивать маркер заполнения вниз и значения будут возрастать. Можно также создать ряд с убывающими значениями, перетаскивая маркер заполнения вверх или влево. Пример 3:

-Создаю новый файл;

-Ввожу любые начальные значения в ячейку справа в конце диапазона, который хочу заполнить;

-Перетаскиваю маркер заполнения назад в начало диапазона.


Рис. 12 (Заполнение ячеек с помощью маркера заполнения)


Однако можно задать и свои последовательности данных.


1.6 Ввод ряда дат


Упорядоченный ряд дат в строке или столбце можно задать несколькими способами, но легче всего это можно сделать с помощью команды «Прогрессия». Пользуясь этой командой, можно создать ряды дат с шагом, кратным дню, неделе, месяцу или году.

-В ячейку «С2»ввожу дату «01.04.02». Нажимаю «Enter». Возвращаюсь в ячейку «С2»;

-Выполняю команду «Правка» è «Заполнить» è «Прогрессия». В открывшемся диалоговом окне «Прогрессия» в поле «Расположение» указываю «по столбцам».

В поле «Тип» указываю «Даты». В поле «Единицы» указываю «день». В поле «Шаг» указываю «1». В поле «Предельное значение» ввожу «07.04.02»; (См. рис. 13)

Рис. 13 (Использование команды «Прогрессия»)


-Нажимаю кнопку «ОК». (См. рис. 14)


Рис. 14 (Ввод ряда дат с использование команды «Прогрессия»)


2. Задание форматов границам и линиям


Для выделения заголовков, итогов, частей таблицы используют границы.

-Выделяю диапазон ячеек «A1:G7»;

-В меню «Формат» выбираю команду «Ячейки», а затем в открывшемся диалоговом окне «Формат ячеек» (См. рис. 15) перехожу к вкладке «Граница»;

-Выбираю нужные границы, тип линий. Нажимаю «ОК». (См. рис. 16)


Рис. 15 (Диалоговое окно «Формат ячеек)


Рис. 16 (Результат применения границ)

2.1 Использование диагональных границ


Иногда возникает необходимость использовать левую верхнюю ячейку таблицы более эффективно, например, для одновременного отображения заголовка строки и столбца. В «Excel» с помощью диагональной границы, имеющейся на вкладке «Граница» диалогового окна «Формат ячеек», можно создать ячейку с двумя заголовками.

Для этого выполняю следующие действия:

-Выделяю ячейку «А3»и ввожу примерно 13 пробелов;

-Ввожу в ячейку «А3» «Экзамен №»,надпись для заголовков столбцов таблицы.

-При нажатой клавише «Alt» дважды нажимаю «Enter», чтобы ввести в ячейку два разрыва строки;

-Ввожу «Студент», надпись для заголовков строк таблицы;

-Нажимаю клавишу «Enter»;

-Снова выделяю эту ячейку, затем в меню «Формат» выбираю команду «Ячейки»;

-На вкладке «Границы» выбираю тип линии и нажимаю кнопку с границей по диагонали вниз;

-Перехожу на вкладку «Выравнивание» и устанавливаю флажок «Переносить по словам»;

Нажимаю кнопку ОК. (См. рис. 17)


Рис. 17 (Использование диагональных границ)


3. Элементарные функции. Создание формул при помощи Мастера функций


Функции выполняют часто встречающиеся математические вычисления; выполняют стандартные вычисления и другие действия с данными, работая с формулами и значениями. Имена функций всегда заканчиваются скобками, например СУММ(), СРЗНАЧ()… Количество аргументов в функции может быть различным. Аргументы, если они есть, заключаются в скобки. Например функция СУУМ() вычисляет сумму любых значений, указанных в списке аргументов этой функции (СУММ (A1, B3, H4:J6, K7)).

Аргумент - это значение, над которым производит действие функция. Аргументы функции заключаются в скобки.

Функции можно вводить вручную, а можно использовать «Мастер функций».


Заключение


Я считаю, что каждый пользователь персонального компьютера должен уметь работать в электронной таблице Microsoft Excel. Эта программа предоставляет возможность работы с бухгалтерскими данными, позволяет быстро и правильно производить вычисления.

При написании работы, я старался раскрыть и описать основные принципы работы с электронным табличным процессором: ввод и редактирование данных, создание списков, задание форматов, использование функций и формул.


Используемая литература


1.С.В. Глушаков; Д.В. Ломотько; В.В. Мельников. «Работа в табличном процессоре» Учебный курс. Харьков «Фолио», Москва «Аст» 2001 г.

2.А.Ю. Гаевский «Информатика 7-11 кл. 2-е издание. Киев «Издательство АСК» 2004 г.

В.В. Федько; В.И. Плоткин «MS Office» Харьков издательство «Ранок», «Веста» 2003 г.

4.С.В. Глушаков; А.С. Сурядный «Персональный компьютер» Издание 5-е. Харьков «Фолио»


Репетиторство

Нужна помощь по изучению какой-либы темы?

Наши специалисты проконсультируют или окажут репетиторские услуги по интересующей вас тематике.
Отправь заявку с указанием темы прямо сейчас, чтобы узнать о возможности получения консультации.

В таблице используются столбцы (256) и строки (65536).

Строки пронумерованы от 1 до 65536, столбцы помечаются латинскими буквами от А до Z, и комбинациями букв АА, АВ,..., IV. Элемент, находящийся на пересечении столбца и строки называется ячейкой . Прямоугольная область таблицы называется блоком (диапазоном, интервалом) ячеек. Она задается адресами верхней левой и правой нижней ячеек блока, перечисленными через двоеточие. Адрес ячейки - это номер столбца и строки. Используется в формулах (в виде относительной, абсолютной или смешанной ссылки), а также для быстрого перемещения по таблице.

Содержимым ячейки может быть:

    число (целое со знаком или без (-345), дробное с фиксированной точкой (253,62) или с плавающей точкой (2,5362е+2));

Формат ячейки - формат чисел, шрифт, цвет символов, вид рамки, цвет фона, выравнивание по границам ячейки, защита ячейки.

Имя - используется как замена абсолютного адреса ячейки для использования его в формулах.

Например, назначив ячейке С3 имя “Произведение” в ячейку D3 можно поместить формулу: =Произведение/3 (вместо формулы =С3/3). В этом случае при копировании формулы адрес ячейки меняться не будет.

Ввод и редактирование данных

Основными объектами, над которыми производятся действия в электронных таблицах, являются ячейки и блоки ячеек.

БЛОК - одна ячейка, строка, столбец или любая прямоугольная область таблицы. Адрес блока задается так:

<адрес верхней левой ячейки> двоеточие <адрес правой нижней ячейки>

Примеры блоков: А1; А1:А9; В2:Z2; С3:Е8.

Рабочее поле таблицы включает в себя следующие элементы:

Рис.1. Окно Excel

ВВОД ДАННЫХ

    Выделить ячейку.

    Набрать данные.

    Нажать .

В ячейку могут быть записаны данные следующего типа: ЧИСЛА; ФОРМУЛЫ; ТЕКСТ.

Различные способы редактирования и копирования данных

РЕДАКТИРОВАНИЕ

При вводе данных вы можете ошибиться и должны уметь исправлять ошибки. Конечно, Вы можете просто ввести в ячейку с ошибочными данными новое правильное значение, но если исправить требуется один - два символа, то целесообразнее отредактировать содержимое ячейки.

ПРАВИЛА РЕДАКТИРОВАНИЯ

    Если ошибка допущена в тексте, то ее исправление сводится к тому, чтобы поставить текстовый курсор перед неправильно набранным символом и исправить его.

    Если ошибка допущена при вводе числа, то так как компьютер не знает, что это ошибка, поэтому Excel автоматически пытается подобрать подходящий для данного изображения формат.

Например, вы хотели ввести число 410. Допущенные при вводе ошибке интерпретируются следующим образом:

Ошибочный ввод

Распознанный формат

Изображение на экране

Не пытайтесь исправить ошибку непосредственно в ячейке, вряд ли Вам это удастся, так как скрытый формат этой ячейки уже сформирован Вами. Поэтому нужно исправлять сначала формат ячейки на правильный с помощью меню ФОРМАТ / ЯЧЕЙКА / ЧИСЛО.

    Если при вводе формул вы забыли поставить знак “=”, то все, что вы набрали запишется в клетку как текст. Если Вы поставили знак равенства, то компьютер распознал, что идет ввод формулы и не допустит записать формулу с ошибкой до тех пор, пока Вы ее не исправите.

Наиболее частые ошибки - это ввод адресов ячеек в режиме русских букв или ввод двух арифметических знаков подряд.

Вы помните, что при редактировании курсор ЭТ должен стоять на редактируемой ячейке.